Los requisitos KO IFS V8 son criterios esenciales que una empresa debe cumplir obligatoriamente para obtener la certificación.

No cumplir con cualquiera de estos requisitos resulta en una No Conformidad mayor y puede impedir la certificación.

Estos requisitos están diseñados para asegurar que los procesos fundamentales para la seguridad alimentaria y la calidad del producto estén bien gestionados y controlados.

Requisitos KO de la norma IFS Food V8

La versión 8 de IFS Food cuenta con los siguientes requisitos definidos como KO:

1) 1.2.1 Gobernanza y compromiso

2) 2.3.9.1 Sistema de vigilancia de cada PCC

3) 3.2.2 Higiene personal

4) 4.1.3 Acuerdo del cliente

5) 4.2.1.3 Especificaciones de la materia prima

6) 4.12.1 Mitigación del riesgo de materiales extraños

7) 4.18.1 Trazabilidad

8) 5.1.1 Auditorías internas

9) 5.9.1 Procedimientos de recuperación, retirada e incidencias

10) 5.11.3 Acciones correctivas

Análisis y cumplimiento de los requisitos KO IFS V8

KO N° 1: Gobernanza y compromiso

Que dice la norma

La dirección se asegurará de que todos los empleados sean conscientes de sus responsabilidades respecto a la seguridad alimentaria y la calidad del producto, y de que se implanten mecanismos para supervisar la eficacia de su desempeño.

Dichos mecanismos deberán estar claramente identificados y documentados.

Cómo lo cumples

La alta dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso con la seguridad alimentaria y la calidad, estableciendo políticas, objetivos y recursos adecuados para implementar y mantener un sistema de gestión eficaz.

Implementar un sistema de gestión de calidad digital (QMS) que centralice todas las políticas, procedimientos, y registros relacionados con la seguridad alimentaria y la calidad, así como establecer y vigilar unos KPIs de cumplimiento te evitarán cualquier problema con este punto.

KO N° 2: Sistema de vigilancia de cada PCC

Que dice la norma

Se documentará, implementará y mantendrá para cada PCC, procedimientos específicos de vigilancia que especifiquen métodos, frecuencia de medición u observación y registro de resultados, parar detectar cualquier pérdida de control de dicho PCC.

Cada PCC definido deberá estar bajo control. La vigilancia y el control de cada PCC se demostrarán mediante registros.

Cómo lo cumples

El requisito 2.3.9.1 exige que cada Punto Crítico de Control (PCC) tenga un sistema de vigilancia adecuado para garantizar que se mantengan dentro de los límites críticos establecidos.

Esto implica monitorear continuamente los parámetros críticos y registrar los datos de forma precisa y accesible.

Monitoreando los parámetros críticos y registrando los datos de forma precisa y accesible. Puedes automatizar la vigilancia mediante un software de monitorización y alertas automáticas. También te será de utilidad un cuadro de mando que te permita visualizar la tendencia de cada PCC.

KO N° 3: Higiene personal

Que dice la norma

Los requisitos relativos a la higiene personal serán entendidos y aplicados por todo el personal, subcontratistas y visitantes.

Cómo lo cumples

El requisito 3.2.2 establece que la empresa debe implementar políticas y procedimientos efectivos de higiene personal para garantizar que todos los empleados y visitantes cumplan con los estándares de higiene necesarios para prevenir la contaminación del producto.

Puedes utilizar software de inspección con tus checklist de verificación para registrar el cumplimiento, realizar observaciones o tomar imágenes de las incidencias.

KO N° 4: Acuerdo del cliente

Que dice la norma

Cuando existan contratos con clientes en relación a:

La receta del producto (incluyendo características de las materias primas)

• Proceso
• Requisitos tecnológicos
• Pruebas y planes de seguimiento
• Envasado
• Etiquetado

éstos deberán cumplirse.

Cómo lo cumples

El requisito 4.1.3 establece que la empresa debe tener acuerdos documentados con los clientes que definan claramente las expectativas y requisitos de los productos, incluyendo especificaciones, etiquetado, entrega, y cualquier otro aspecto relevante para asegurar que los productos cumplan con las expectativas del cliente.

Un software que te permita compartir la documentación con tus clientes en tiempo real te asegurará el conocimiento de la información por parte de todas la partes y facilitará el cumplimiento de este punto.

KO N° 5: Especificaciones de la materia prima

Que dice la norma

Deberá disponerse de especificaciones documentadas e implementadas para todas las materias primas (ingredientes, aditivos, materiales de envasado, reprocesos).

Las especificaciones deberán estar actualizadas, sin ambigüedades, cumplirán con los requisitos legales y, en caso de haberlos, con los del cliente.

Cómo lo cumples

El requisito 4.2.1.3 establece que la empresa debe tener especificaciones documentadas para todas las materias primas utilizadas en la producción. Estas especificaciones deben estar actualizadas, ser claras y estar disponibles para el personal relevante.

La digitalización de la gestión de las especificaciones te permitirá centralizar y gestionar todas las especificaciones de las materias primas.

KO N° 6: Mitigación del riesgo de materiales extraños

Que dice la norma

En base al riesgo se documentarán, implementarán y mantendrán procedimientos para evitar la contaminación con materiales extraños.

Los productos contaminados se tratarán como producto no conforme.

Cómo lo cumples

El requisito 4.12.1 establece que la empresa debe implementar medidas adecuadas para prevenir la contaminación de productos con materiales extraños. Esto incluye la identificación de riesgos potenciales y la implementación de controles para mitigarlos.

Un sistema que te permitan el monitoreo en tiempo real de los datos recogidos, con alertas automáticas para cualquier detección de materiales extraños te facilitará el cumplimiento de este punto.

KO N° 7: Trazabilidad

Que dice la norma

Se documentará, implementará y mantendrá un sistema de trazabilidad que permita la identificación de lotes de productos y su relación con lotes de materias primas, materiales de envasado en contacto con alimentos y/o materiales que contengan información legal y/o pertinente sobre seguridad alimentaria. El sistema de trazabilidad incluirá todos los registros correspondientes de:

• Recepción
• Procesando en todos los pasos
• Uso de reprocesos
• Distribución.

La trazabilidad debe estar garantizada y documentada hasta la entrega al cliente.

Cómo lo cumples

El requisito 4.18.1 establece que la empresa debe implementar un sistema eficaz de trazabilidad que permita rastrear todas las etapas de la producción, desde la recepción de materias primas hasta la entrega del producto final.

Esto incluye la capacidad de identificar y rastrear lotes, ingredientes y productos terminados de manera precisa y rápida.

Un sistema digital de trazabilidad que permita registrar y gestionar toda la información relacionada con los lotes de producción, materias primas, ingredientes y productos finales evitará cualquier problema con este punto.

KO N° 8: Auditorías internas

Que dice la norma

Se documentará, implementará y mantendrá un programa de auditoría interna eficaz y se asegurará, como mínimo, que se auditen todos los requisitos de la Norma IFS.

Esta actividad se planificará dentro de un periodo de 12 meses y su ejecución no excederá de 15 meses.

La compañía deberá llevar a cabo una evaluación de riesgos en la que las actividades que son críticas para la seguridad alimentaria y la calidad de los productos se auditen con mayor frecuencia.

Esto también es aplicable a localizaciones de almacenamiento propias o subcontratadas por la compañía fuera del emplazamiento.

Cómo lo cumples

El requisito 5.1.1 establece que la empresa debe realizar auditorías internas planificadas y documentadas para evaluar la conformidad con los requisitos del sistema de gestión de la calidad y la seguridad alimentaria. Estas auditorías deben ser realizadas por personal competente e independiente del área auditada.

El uso de un software especializado en la gestión de auditorías internas para planificar, ejecutar y documentar todas las auditorías.

Estas plataformas permiten la creación de checklists, asignación de tareas, y seguimiento del progreso de las auditorías, por lo que conseguirás cumplir con este punto de la norma.

KO N° 9: Procedimientos de recuperación, retirada e incidencias

Que dice la norma

Se dispondrá de un procedimiento efectivo documentado, implantado y mantenido para la gestión de recuperación, retirada, incidencias y de posibles situaciones de emergencia con impacto en la seguridad alimentaria, calidad, legalidad y la autenticidad. Debe incluir como mínimo:

• La asignación de responsabilidades
• La formación de las personas responsables
• El proceso de toma de decisiones
• La nominación de una persona, autorizada por la compañía y disponible de forma permanente, para iniciar el proceso necesario en el momento oportuno.
• Un listado actualizado de datos de contacto, incluyendo información de los clientes, fuentes de asesoramiento legal, disponibilidad de contactos
• Un plan de comunicación que incluya clientes, autoridades y, en su caso, consumidores.

Cómo lo cumples

El requisito 5.9.1 establece que la empresa debe tener procedimientos documentados para la gestión de situaciones de recuperación, retirada e incidencias relacionadas con la seguridad alimentaria.

Estos procedimientos deben incluir la identificación rápida y precisa de los productos afectados, la comunicación con las autoridades competentes y los clientes, y la implementación de acciones correctivas.

La digitalización de la gestión de incidentes para documentar y gestionar todas las situaciones relacionadas con el Producto No Conforme, desde que se identifican hasta que se resuelven manteniendo un registro centralizado de las mismas te ayudará con el cumpliento de este punto así como el sistema de Trazabilidad comentado en el punto 7 eliminará el riesgo relacionado con este punto.

KO N° 10: Acciones correctivas

Que dice la norma

Se formularán, documentarán e implementarán acciones correctivas tan pronto como sea posible, para evitar la reaparición de desviaciones y no conformidades. Se definirán las responsabilidades y los plazos para las acciones correctivas.

Cómo lo cumples

El requisito 5.11.3 establece que la empresa debe implementar procedimientos documentados para la identificación, revisión, evaluación, implementación y verificación de acciones correctivas, incluyendo la responsabilidad asignada para cada etapa.

La misma digitalización comentada en el punto anterior es aplicable aqui para eliminar cualquier riesgo de incumplimiento.

Hasta aquí los 10 requisitos KO IFS V8 y la forma de asegurarte su cumplimiento.

Revisa cuidadosamente que tu Sistema de Seguridad Alimentaria cumple cada uno de ellos para evitar sorpresas durante las auditorías.

Las imágenes que acompañan a este artículo son de master1305 en Freepik

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Hoy hablaremos de un tema que genera escozor en una auditoría: los requisitos KO de la Norma IFS tanto en versión 6 como versión 6.1 (también tienes disponibles los requisitos KO de la versión 8).

Como otros requisitos, estos son imprescindibles para lograr la certificación bajo una de las normas de seguridad alimentaria más importantes.

Hay que prestar especial cuidado en su cumplimiento ya que nos jugamos el poder certificarnos o mantener la certificación. Ya te digo, no es tan difícil cumplirlos y por tanto tampoco es tan difícil no cumplirlos!

Son 10 requisitos KO en total. A continuación, te cuento en qué consisten concretamente cada uno de los requisitos KO.

KO 1 Responsabilidades del Sistema

Este requisito te pide que describas en detalle cuales son absolutamente todas y cada una de las responsabilidades que todos los empleados.

Además de que estas responsabilidades estén claramente definidas y escritas, deben ser comunicadas. Es deseable que tengas evidencias que demuestren que esa comunicación ha existido en efecto. Por ejemplo, un acta de una reunión en la que se detallen los temas tratados y, aparezca la firma de asistencia.

KO 2 Seguimiento de los PCC

En este requisito plantea la necesidad de tener un plan de vigilancia para cada punto crítico de control que has definido. En pocas palabras y, en concreto, este requisito KO te pide que tengas un procedimiento de control. Que controles lo que has definido que se debe controlar. ¿Se entiende? Una persona responsable, deberá registrar lo que entiendan necesario como para garantizar que un punto crítico está siendo monitoreado.

KO 3 Higiene del personal

Se está  refieriendo a la higiene que todo el personal, así como subcontratistas deben mantener. Deben existir documentos en los que se registre cuales son las condiciones de higiene que el personal debe respetar. Siempre debe haber registros que reflejen el cumplimiento de dichas condiciones.

KO 4 Especificaciones 

Todas las especificaciones y características técnicas de las materias primas deben estar disponible, en su momento y lugar de uso (nada de decir: se las pido ahora mismo al proveedor!). Cuando decimos materias primas, nos referimos a todo y cualquier material necesario para que se fabrique el alimento.

Naturalmente debe haber evidencias de que esas especificaciones son cumplidas, son actualizadas y, eventualmente si hay desviaciones las mismas son debidamente comunicadas.

KO 5 Fórmulas

Este requisito KO solo aplica cuando existe un contrato de exclusividad entre el fabricante y el cliente. En este caso debe haber un control escrito, de que el artículo se está fabricando tal y cual lo ha indicado el cliente.

KO 6 Gestión de cuerpos extraños

Se pide un procedimiento que controle y vigile que no exista contaminación del alimento. Aquí se considera la presencia de elementos extraños, posibles medios de contaminación química o física. Como me aseguro de que ello no ocurra y cuales son las medidas que tomo en caso de contaminación. Esto es lo que debiera poder mostrarle a un auditor cuando evalúe este requisito.

KO 7 Trazabilidad 

Exige la implementación de un sistema de trazabilidad. No es nada diferente a cualquier requisito que refiera a trazabilidad. Desde registros, identificación de unidades hasta acciones correctivas, deben estar incluidos en un plan de trazabilidad.

KO 8 Auditorias internas

Auditorías Internas. En este punto se pretende que la organización cuente con un programa organizado de auditorías internas que cubran los requerimientos de la IFS.

Dicho programa debe incluir el detalle de cuantas auditorías internas se harán en el año y, cual será su alcance. Como sucede con otras normas, esta frecuencia y alcance serán en función de las necesidades específicas de cada organización.

KO 9 Procedimiento de retirada y/o recuperación

Gestión de productos no conformes. Se debe disponer de un sistema de control y que ofrezca garantías al cliente, ante un producto no conforme. Cuales son las consecuencias de un eventual consumo de dicho producto debe ser claramente informado.

En este requisito es muy importante demostrar que existe un efectivo y rápido sistema de comunicación con el cliente.

KO 10 Acciones Correctivas

Evitar la reaparición de no conformidades. Relacionado al requisito anterior, el décimo requisito KO plantea de qué debemos asegurar de que una No Conformidad no debiera ocurrir dos veces. Qué hago para evitar que un problema vuelva a suceder, sería el resumen de este requisito.

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Durante el año 2017, hemos recibido varias comunicaciones desde IFS sobre la publicación de una nueva versión de la norma IFS Food. Y ya la tenemos, la IFS Food V6.1. El objetivo de la nueva versión IFS Food (V7) es ser más sencilla, clara y concreta. Y a la vez que integre las nuevas necesidades del mercado y tendencias en materia de seguridad alimentaria.

El último mensaje recibido por parte de IFS es que la publicación de la norma IFS Food V7 se va a retrasar a mediados del 2018. Pero en cambio han publicado, hace escasos 5 días, una versión 6.1 que nos adelanta los requisitos de mayor relevancia en seguridad alimentaria en estos tiempos.

¿Qué nos encontramos en la norma IFS Food V6.1?

Esta versión IFS Food 6.1 comprende principalmente los actuales requisitos de la norma IFS Food publicada en abril del 2014. Donde algunos han sufrido una ligera revisiones de matices, referencias a la actual Doctrina IFS Food. Y además, un nuevo capítulo dirigido al fraude alimentario.

Es sin duda lo más novedoso que encontramos en esta norma. Aunque para los que estamos ya trabajando con sistemas integrados junto con BRC V7 ya no es una gran novedad.

Ni menos quitarle mérito a IFS, ya que se trata de un tema muy actual, que desgraciadamente es una lacra en el sector contra el que tenemos que luchar. Y la norma IFS food V6.1 nos va a ayudar a prevenirlo, combatirlo y exterminarlo.

IFS food V6.1 comenzará a auditarse el 1 de julio del 2018, aún tenemos tiempo. Pero no por ello hay que dejarlo para el último momento.

¿Qué ocurrirá con la norma IFS Food V7?

IFS nos indican que seguirán trabajando en el desarrollo de la versión 7 de la norma IFS Food. Con el firme propósito de fortalecer el enfoque basado en procesos y productos.

Van a seguir trabajando en la línea del Codex Alimentarius para el análisis de peligros, haciendo un refuerzo en la cadena de custodia en el suministro y el proceso de envasado. Aún no hay fecha prevista para la publicación de la versión 7, pero sí que se podría prever para el ultimo cuatrimestre del año 2018.

En el momento de revisión de este artículo (agosto 2020) aún no se ha publicado la versión 7, postpuesta de nuevo en febrero de 2020, según la nota publicada por IFS en su web.

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Es importante tener claro el concepto de las actividades de Monitoreo (control), Verificación y Validación de los controles establecidos en los sistemas de gestión de seguridad alimentaria.

Vamos a empezar definiendo y aclarando cada concepto

el Monitoreo o seguimiento se puede definir como la ejecución planificada de secuencias de observaciones o mediciones para evaluar si las medidas de control establecidas están operando tal y como se establecieron.

Por el otro lado, la Verificación se define como la confirmación por medio de las evidencia objetiva de que los requisitos específicos se han cumplido.

Y por último,  la Validación se define como la obtención de evidencia de que las medidas de control planteadas dentro del Plan HACCP. Y los programas prerrequisito tienen la capacidad de ser efectivas.

verificación, validación

Poniendo un ejemplo lo veremos mucho más claro que es monitoreo, verificación  y validación.

En la elaboración de la leche UHT, el monitoreo sería el seguimiento de la temperatura del equipo de UHT. La verificación sería comprobar que se encuentran los registros y que están dentro de los límites establecidos. Y, la validación sería el control microbiológico de la leche para comprobar que se encuentra dentro de los límites de inocuidad.

Dicho de otra manera. La Verificación es la prueba de que “usted está haciendo lo que dice que debe hacer y se encuentra registrado en sus documentos”; mientras que la Validación es la prueba de que lo que “usted está haciendo esta funcionando y es efectivo”.

En la validación podrían incluir estudios internos para demostrar la efectividad de los límites críticos. Vamos a poner más ejemplos, colocar un testigo de metal dentro de una caja de producto y pasarlo por el detector de metales para asegurarse que el equipo detecta el metal.

Ya dependiendo de los puntos a validar, debemos tener un programa. En el caso de la Validación del Plan APPCC, es importante saber que cualquier norma de seguridad alimentaria (BRC, IFS, ISO) nos va a solicitar una Validación Anual.  O cada vez que se hagan cambios sustanciales en el proceso (cambio en la temperatura de proceso). Equipo (compra de un nuevo equipo). O producto (desarrollo de un nuevo producto) que puedan aumentar la probabilidad de que el sistema se salga de control y afecte la inocuidad final del producto.

Otra manera de entender y diferenciar estos conceptos sería haciéndonos estas preguntas:

• Monitoreo: ¿Se están ejecutando las operaciones tal y como se planearon? (Presente).
• Verificación: ¿Se ejecutó el trabajo acorde al plan? (Pasado) y
• Validación: ¿Funcionara el plan? (Futuro).

El Monitoreo, Verificación y Validación del Sistema HACCP son actividades importantes para la sostenibilidad, mantenimiento y revisión del sistema de gestión de seguridad alimentaria; razón por la cual debemos tener muy presente cada requisito, entenderlo y analizarlo con profundidad.

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Todas las normas de seguridad alimentaria nos exigen que dispongamos de los procedimientos documentados necesarios que permitan ser aplicados de forma consistente en el día a día de la empresa, que nos puedan servir como material de formación y nos proporcione la diligencia necesaria para poder elaborar productos seguros.

¿A que en ningún momento nos dice cómo deben ser esos procedimientos documentados, verdad?

Vamos a ver cómo podemos desarrollarlos para cumplir con el objetivo.

En primer lugar, tenemos que decidir que procesos vas a documentar en un procedimiento y cuáles van a quedar descrito dentro del manual de calidad o con una simple instrucción de trabajo. Es importante tener en cuenta que hay procedimientos documentos mínimos que nos exige la norma de referencia que estemos tratando y el resto será de nuestra propia elección.

Para que no quepa lugar a dudas, estos son los procedimientos documentados que nos exigen las dos normas que más trabajamos desde Qualitus.

Procedimientos según BRC

• Procedimiento de gestión de proveedores de materias primas
• Procedimiento de aceptación de materias primas
• Procedimiento de gestión de proveedores de servicios
• Procedimiento de gestión de acciones correctivas
• Procedimiento de gestión de no conformidades
• Procedimiento de gestión de accidentes, retirada de productos y recuperación
• Procedimiento de manipulación de vidrios y materiales quebradizos
• Procedimiento de funcionamiento y vigilancia de los equipos de rayos X
• Procedimiento de inspección, limpieza y comprobación de la fuerza de los imanes
• Procedimiento de gestión de limpieza de instalaciones y equipos
• Procedimiento de seguridad y calidad durante la carga y descarga en el transporte
• Procedimiento de gestión de alérgenos
• Procedimiento de gestión y control de operaciones
• Procedimiento de control en envasado

Procedimientos según IFS

No siendo tan explícita con el término “documentado” estos serían los procedimientos:

• Procedimiento de gestión documental
• Procedimiento de gestión de clientes
• Procedimiento de gestión de formación
• Procedimiento de creación, modificación y creación de especificaciones
• Procedimiento de desarrollo de productos
• Procedimiento de gestión de proveedores de materias primas
• Procedimiento de gestión de limpieza de instalaciones y equipos
• Procedimiento de gestión de residuos
• Procedimiento de gestión de cuerpos extraños
• Procedimiento de seguridad y calidad durante la carga y descarga en el transporte
• Procedimiento de gestión de OGM
• Procedimiento de gestión de alergenos
• Procedimiento de gestión y control de operaciones
• Procedimiento de control en envasado
• Procedimiento de análisis de producto
• Procedimiento de gestión de productos no conformes
• Procedimiento de gestión de accidentes, retirada de productos y recuperación
• Procedimiento de gestión de acciones correctivas
• Procedimiento de gestión de inspecciones externas (food defense).

Como ves, son muchos los procedimientos comunes entre ambas normas, los cuales pueden ser fácilmente gestionados con varios de los módulos incluidos en la versión Advance de Qualitus.

Formato de los procedimientos

No existe un formato ideal para todos los Sistemas de Gestión de la Calidad, aunque sabemos  que está muy extendida la arquitectura tradicional basada en un Manual de la calidad, una serie de procedimientos e instrucciones y un conjunto de registros. En cualquier caso, la clave es que lo hagas simple y operativo. Te puedo asegurar por experiencia que nadie, mucho menos los auditores del organismo de certificación, quedarán impresionado por un sistema cargado de papeleo y demasiadas palabras.

Recuerda esto: documenta sólo lo imprescindible y en la forma más simple e inteligible posible.

Consejos para comenzar a redactar tus procedimientos:

• Aprovecha la redacción de los procedimientos, instrucciones, Manual, etc. para reflexionar acerca de tus procesos que sigues actualmente, de su idoneidad y de lo que es importante. Puede ser que necesites mejorarlos y/o optimizarlos, pues ahora es el momento.
• Evitar escribir las cosas dos veces, lo que describes en un documento no lo vuelvas a escribir, usa las referencias o vínculos.
• Utilizar un lenguaje llano y claro (la documentación del sistema no la vas a presentar a ningún concurso literario).
• Describir los procesos siguiendo un orden cronológico, fase a fase, paso a paso.
• Documéntate sobre otros sistemas, investiga sobre lo que han hecho otros y quédate con lo mejor de cada uno.
• Que no te echa hacia atrás, pide consejo u opinión a personas con experiencia en la elaboración de sistemas de gestión, seguro que te pueden aportar ideas.

Y como última sugerencia que te voy a dar es que te crees una plantilla de documento en el procesador de textos, de forma que estandarices todos los documentos tanto visualmente como en contenido. Determina que todas las páginas tengan la misma cabecera, incluyendo el nombre y número del procedimiento, fecha de edición, aprobación, paginación y nombre/logo de la organización. Y créate un pequeño guion del documento, cual es el objetivo del procedimiento, el alcance, lugar para un diagrama de flujo (si lo consideras necesario), documentos de referencia, personal implicado, recursos necesarios, descripción de cada fase, controles de cada fase…

Estas son unas pautas básicas de cómo elaborar los procedimientos. Ahora te toca a ti, manos a la obra. Y si te surge alguna duda o quieres consultarnos algo, escríbenos o déjanos tu comentario.

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