OKR ¿qué son y como aplicarlos al departamento de calidad?

Seguimos trabajando la fijación de objetivos en el departamento de calidad.

Hoy te hablamos de OKR, una metodología que parece especialmente diseñada para aplicarla en los departamentos de calidad.

Veremos qué es OKR, cuáles son sus ventajas, los pasos para aplicarlo en tu departamento y ejemplos concretos de OKR de calidad.

Sigue leyendo.

Qué es un OKR

La metodología OKR es una forma muy efectiva de establecer y alcanzar metas dentro de una organización, promoviendo la claridad, la alineación y el enfoque en resultados medibles.

OKR (Objectives and Key Results) fue popularizado por Google y se ha extendido ampliamente en empresas de distintos tamaños y sectores.

Esta metodología se basa en dos componentes:

• Objetivos (Objectives): Son metas cualitativas y ambiciosas que una organización o equipo desea lograr en un período de tiempo determinado. Los objetivos deben ser claros, específicos, alcanzables y orientados hacia el resultado deseado. Por lo general, los objetivos se establecen en un ciclo de trimestral o anual.

• Resultados Clave (Key Results): Son medidas específicas y cuantificables que indican el progreso hacia la consecución de los objetivos. Los resultados clave son los hitos o logros concretos que se deben alcanzar para cumplir con el objetivo establecido. Cada objetivo puede tener varios resultados clave asociados.

Por último, OKR se caracteriza por su enfoque en la transparencia, la alineación y el aprendizaje continuo.

Al establecer objetivos y resultados clave de manera transparente, se fomenta la alineación de todos los niveles de la organización hacia los mismos objetivos estratégicos.

Además, OKR promueve la flexibilidad y el ajuste de los objetivos a medida que se obtiene retroalimentación y se aprende de los resultados.

Todo esto puede parecerse mucho a lo que normalmente se entiende como KPI, ¿verdad?

Aunque están relacionados, son conceptos diferentes. Un KPI hace referencia a lo que está pasando mientras que un OKR habla de lo que deseamos que ocurra.

En cualquier caso, nuestros KPI actuales son una excelente fuente para plantera los OKR.

Problemas que los OKR te ayudan a resolver

Los OKR te ayudarán a resolver algunos de los problemas habituales a los que te enfrentas en tu departamento de calidad:

• Falta de comunicación, porque los objetivos son fijados y compartidos por todas las personas por lo que todo el equipo está implicado en su consecución.

• Dificultad para transmitir la cultura de la calidad, dejarás de preocuparte por difundir la cultura de la calidad porque los OKRs deben estar definidos desde esta cultura y su cumplimiento facilita que los miembros del equipo se empapen de ella.

• Optimiza los procesos y los flujos de trabajo, ¿recuerdas cuando hablábamos de la filosofía Kaizen?, al fomentar la participación del equipo en a fijación de los OKRs también fomentamos que busquen la forma de conseguirlos. Eso implica que cualquier mejora que detecten y que pueda ser importante para la consecución del OKR sea comunicada.

• Dificultad para que el empleado vea cómo sus atribuciones impactan a la empresa, derivada del punto anterior. Cuando un empleado se implica en la consecución de un OKR es capaz de entender como su trabajo afecta a la consecución directa de ese objetivo. De esta forma es más sencillo conseguir su implicación en cualquier aspecto que deseemos implementar.

• Calidad deja de ser la policía, es el sueño de cualquier departamento de calidad, ¿verdad?, dejar de aparecer constantemente para reprobar. En los OKR cada miembro del equipo siente la responsabilidad del cumplimiento, ahora calidad ya no le vigila, es el apoyo que le ayuda a conseguir su objetivo.

Como puedes ver no son pocos los problemas que la aplicación de los OKR te puede ayudar a resolver. Ahora veamos como aplicar OKR.

Cómo aplicar la metodología OKR

Ya sabes qué son los OKR, ahora te vamos a contar como aplicar la metodología al departamento de calidad.

Lo primer que debes saber es que OKR te ayuda a contestar dos preguntas:

• ¿Hacia dónde quieres ir?

• ¿Cómo vas a saber que has llegado?

A partir de estas preguntas solo debes seguir los siguientes pasos para establecer tus OKR:

Paso 1: Establecimiento de OKRs

Una vez que se hayan definido los objetivos estratégicos, desglosa cada uno en OKRs específicos. Cada OKR debe incluir un objetivo claro y varios resultados clave que indiquen el progreso hacia ese objetivo. Asegúrate de que los OKRs sean medibles y limitados en número para mantener el enfoque.

Para definir un OKR utiliza el siguiente patrón: Realizaré [objetivo] medido por [resultado clave] donde:

• Objetivo: Es la meta que quieres conseguir.

• Resultado clave: Son las métricas que usarás para medir el progreso hacia el objetivo.

Te ponemos un ejemplo práctico de cómo funciona la fórmula:

• Objetivo: Pasar más tiempo de calidad con la familia medido por:

Resultado clave 1: Recoger a los niños en el colegio 2 días a la semana.

Resultado clave 2: Apagar el teléfono móvil durante la cena todas las noches.

Paso 2: Cascada de OKRs:

Despliega los OKRs a lo largo de la organización, desde la alta dirección hasta los equipos individuales. Asegúrate de que cada nivel de la organización tenga sus propios OKRs que estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.Recuerda que puedes fijar OKRs para tu departamento sin necesidad de que la empresa tenga definida esta metodología.Eso sí, debes asegurarte de que los OKRs del departamento se alinean con los objetivos de la empresa.

Paso 3: Revisión y ajuste

Programa revisiones regulares de OKRs para evaluar el progreso y realizar ajustes si es necesario. Las revisiones pueden ser trimestrales o mensuales, dependiendo de la preferencia de la empresa. Durante estas revisiones, los equipos pueden discutir el progreso hacia los resultados clave y tomar medidas correctivas si es necesario.

Paso 4: Cultura de transparencia y aprendizaje

Fomenta una cultura de transparencia y aprendizaje donde se comparta abiertamente el progreso de los OKRs y se celebren los éxitos. También es importante alentar la experimentación y el aprendizaje continuo, ya que OKR proporciona un marco para probar nuevas ideas y adaptarse rápidamente.

Paso 5: Iteración y mejora continua

Después de cada ciclo de OKR, revisa el proceso y busca formas de mejorar. Pregunta a los empleados sobre su experiencia con OKR y busca oportunidades para optimizar el proceso en función de los comentarios recibidos.

Ejemplos de OKR para calidad

1) Objetivo: Mejorar la seguridad alimentaria en la cadena de suministro

Resultado Clave 1: Realizar auditorías en el 100% de los proveedores clave para evaluar su cumplimiento con los estándares de seguridad alimentaria durante el próximo trimestre.

Resultado Clave 2: Implementar un programa de capacitación sobre prácticas de higiene y manipulación de alimentos para el personal de producción, alcanzando una tasa de participación del 90% antes del final del trimestre.

Resultado Clave 3: Reducir en un 20% los incidentes de contaminación microbiológica en la línea de producción mediante la implementación de controles de calidad adicionales y mejoras en los procesos.

2) Objetivo: Aumentar la satisfacción del cliente en cuanto a la calidad del producto

Resultado Clave 1: Realizar encuestas de satisfacción del cliente trimestrales y lograr una puntuación promedio de satisfacción del producto de al menos 4.5 sobre 5 para el próximo trimestre.

Resultado Clave 2: Reducir en un 30% las quejas de clientes relacionadas con la calidad del producto mediante la identificación y corrección proactiva de posibles problemas durante el próximo trimestre.

Resultado Clave 3: Implementar un sistema de retroalimentación de los clientes en línea para recopilar comentarios sobre la calidad del producto, alcanzando una tasa de participación del 80% durante el próximo trimestre.

3) Objetivo: Mejorar la eficiencia de los procesos de control de calidad

Resultado Clave 1: Reducir en un 25% el tiempo medio de inspección de productos mediante la optimización de los procesos y la introducción de tecnologías de inspección más eficientes antes del final del año fiscal.

Resultado Clave 2: Implementar un sistema de gestión de calidad basado en la nube para facilitar la recopilación y el análisis de datos de control de calidad, completando la implementación antes del final del segundo trimestre.

Resultado Clave 3: Capacitar al 100% del personal de control de calidad en el uso de nuevas herramientas y procedimientos, logrando una certificación de competencia para el 90% del equipo antes del final del primer trimestre.

Cómo aplicar OKR con Qualitus

Si eres usuario de Qualitus podrás utilizarlo para fijar y hacer el seguimiento de tus OKRs, al proporcionar funcionalidades para el seguimiento de KPI, la gestión de no conformidades, la documentación de procesos, y el análisis de tendencias.

Aquí hay algunas formas en que puedes utilizar Qualitus para medir los OKR:

Seguimiento de indicadores clave de desempeño (KPI): Utiliza Qualitus para recopilar y analizar datos sobre los procesos de calidad, como la tasa de defectos, la conformidad con los estándares de seguridad alimentaria, el tiempo de respuesta a incidencias, etc. Estos KPI pueden alinearse con los resultados clave de los OKR y proporcionar una medida objetiva del progreso hacia los objetivos establecidos.

Gestión de auditorías y cumplimiento: Utiliza Qualitus para programar y realizar auditorías internas y externas relacionadas con la calidad y seguridad alimentaria. Registra los hallazgos de las auditorías y utiliza esta información para evaluar el cumplimiento de los objetivos establecidos en los OKR.

Gestión de no conformidades y acciones correctivas/preventivas (CAPA): Utiliza Qualitus para registrar y gestionar no conformidades identificadas durante las actividades de control de calidad. Haz un seguimiento de las acciones correctivas/preventivas implementadas para abordar estas no conformidades y evalúa su efectividad en la mejora de los procesos y la reducción de riesgos.

Gestión de documentos y procesos: Utiliza Qualitus para mantener actualizados los documentos de calidad, como procedimientos operativos estándar (SOP), especificaciones de productos, registros de capacitación, etc. Asegúrate de que los procesos estén documentados y disponibles para el personal relevante, lo que contribuirá a alcanzar los objetivos de mejora de procesos establecidos en los OKR.

Análisis de tendencias y generación de informes: Utiliza las capacidades de generación de informes de Qualitus para analizar tendencias en los datos de calidad a lo largo del tiempo. Identifica áreas de mejora y oportunidades para optimizar los procesos en función de los insights obtenidos a partir de los datos recopilados.

Si quieres saber más sobre OKR y cómo aplicarlos en tu departamento, hemos preparado una Guía para ayudarte.

Descarga aquí tu Guía sobre OKR

Las imágenes que acompañan a este artículo son de atlascompany en Freepik

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