Auditorias internas , herramienta de mejora

¿Hace tiempo que organizas Auditorías Internas, pero no has logrado ver resultados positivos? ¿Sientes que tus esfuerzos no rinden?

Seguramente no están bien enfocadas o adaptadas.

¿A qué me refiero? A que muchas veces empleamos un checklist que no se adapta a la realidad de tu sistema. En pocas palabras, estás haciendo Auditorías que no reflejan la realidad de tu empresa.

Hoy voy a compartir algunas experiencias y conceptos que he recogido a lo largo de varios años de trabajo. He participado en muchas Auditorías Internas y, he aprendido con base a muchos aciertos, pero especialmente, a muchos desaciertos.

Cosas que debes revisar antes de hacer Auditorías Internas

1. Tu Sistema de Gestión refleja la realidad de tu empresa. Si hay una tentación en la que podemos caer, es en la de aplicar e incorporar sistemas de gestión genéricos. Estos pueden ser “espectaculares” pero si no se adaptan a tu empresa, de muy poco servirán.
2. Los checklist que vas a utilizar. Además de la Norma de referencia, que naturalmente debe cumplirse, tenemos que considerar requisitos específicos. ¿Por qué menciono esto? Porque muchas veces tomamos el checklist de la norma, pero olvidamos verificar el cumplimiento de otros requerimientos propios de nuestra empresa. Para ser más ordenado el trabajo y, si te resulta más claro, puedes organizar dos checklist para abarcar ambos tipos de requerimientos. Aunque lo mejor es fusionarlos.
3. Planes de auditorías basados en necesidades. Las auditorías internas son requerimientos de las principales normas, son necesarias, pero especialmente piensa en que son herramientas que surgen para atender necesidades.

Toma como elementos de entrada, situaciones problemáticas, antecedentes de no conformidades, áreas en las que hayas detectado oportunidades de mejora. De esta forma podrás armar un plan tal que cubra lo que tu sistema y empresa está necesitando en un momento preciso.

Recuerda que cada vez las normas que tomemos como referencia, por ejemplo BRC, nos pide que dispongamos un plan de auditorias internas a lo largo del año, basado en un análisis de riesgos. Así que, reparte a lo largo del año los requisitos según su importancia o riesgo. Te aconsejo que como mínimo sea repartida en 4 ocasiones a lo largo del año.

4. Conocer las diferentes técnicas de auditorías internas. Como suele pasar con otros temas, la formación y la capacitación en este tema es importante. Desde aspectos más técnicos hasta cuestiones más prácticas, hay distintas formas de encarar una auditoría interna. Hay mucho material al respecto, incluso ofrezco cursos específicos sobre el tema.
5. Saber cómo procesar la información que obtengas. Muchas veces invertimos un gran esfuerzo, tanto de tiempo como de otros recursos, en planificar lsa auditorías internas. Sin embargo, recogemos una gran cantidad de datos e información y luego no sabemos como procesarla.

Si bien no tenemos forma de saber con qué nos vamos a encontrar, debiéramos tener distintos niveles de acción.

Consejo práctico: después de definir con nombre y apellido los responsables del equipo auditor, no te demores demasiado en generar el correspondiente informe. Trata de capitalizar al máximo cada experiencia vivida. A veces hay cosas que se pierden a través del tiempo y, que son de gran valor.

¿Cómo puedes mejorar tus auditorias internas?

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