- 21 septiembre, 2026
- Posted by: Enrique Roibas
- Categoría: Auditorías, BRC, Digitalizar calidad, FSSC 22000, IFS, Proveedores, Sistemas Gestión
La gestión de proveedores BRCGS exige mucho más que guardar certificados y tener una lista de proveedores aprobados: exige disponer de un sistema basado en el riesgo que permita aprobar, evaluar, monitorizar y demostrar que los proveedores y las materias primas están bajo control.
Y aquí aparece una pregunta interesante:
¿En qué momento decidimos que ese sistema tenía que consistir en un Excel, varios correos electrónicos, llamadas telefónicas y una persona pendiente de que todo estuviera actualizado?
Porque BRCGS no lo dice.
El estándar habla de control.
Nosotros, en muchas ocasiones, hemos añadido trabajo.
¿Qué exige BRCGS para la gestión de proveedores?
BRCGS Food Safety Issue 9 dedica el apartado 3.5.1, GESTIÓN DE PROVEEDORES DE MATERIAS PRIMAS Y ENVASADO, a la gestión de proveedores de materias primas y envases primarios.
Es, además, un requisito Fundamental.
El objetivo es claro: la empresa debe disponer de un sistema eficaz de aprobación y seguimiento de proveedores que permita identificar y gestionar los riesgos que las materias primas y los envases primarios pueden representar para la seguridad, autenticidad, legalidad y calidad del producto final.
Es decir, BRCGS no plantea la gestión de proveedores como una actividad puramente documental.
Se plantea como parte del sistema de control de la seguridad y calidad del producto.
Y eso cambia bastante la forma de entender el proceso.
1. Evaluar el riesgo de las materias primas y los envases
El primer paso está en 3.5.1.1.
BRCGS exige realizar una evaluación documentada del riesgo de cada materia prima o grupo de materias primas, incluyendo los envases primarios.
Esta evaluación debe considerar, entre otros aspectos:
- Alérgenos;
- Riesgos de cuerpos extraños;
- Contaminación microbiológica;
- Contaminación química;
- Contaminación cruzada de variedades o especies;
- Sustitución o fraude;
- Requisitos legales o de clientes;
- La importancia de la materia prima para la calidad del producto final.
La evaluación de riesgos debe servir además de base para definir cómo se aceptan y analizan las materias primas y cómo se aprueban y monitorizan los proveedores.
Y no es una evaluación que pueda hacerse una vez y olvidarse.
BRCGS establece que debe actualizarse cuando cambia una materia prima, su procesamiento o el proveedor, cuando aparece un nuevo riesgo, después de determinadas incidencias y, como mínimo, cada tres años.
Esto es importante porque nos permite distinguir dos cosas:
BRCGS pide gestionar el riesgo.
No pide mantener una hoja de cálculo con fechas porque “siempre lo hemos hecho así”.
2. Aprobar a los proveedores en función del riesgo
El apartado 3.5.1.2 establece que debe existir un procedimiento documentado de aprobación de proveedores de materias primas y envases primarios.
Y esa aprobación debe estar basada en el riesgo.
BRCGS contempla diferentes vías para realizarla, entre ellas:
- Una certificación BRCGS o un estándar reconocido por GFSI cuyo alcance cubra las materias primas adquiridas;
- Una auditoría al proveedor;
- O, cuando existe una justificación basada en el riesgo y el proveedor es considerado de bajo riesgo, un cuestionario de proveedor para la aprobación inicial.
La información obtenida debe permitir comprobar que el proveedor gestiona adecuadamente los riesgos relacionados con la seguridad y calidad de la materia prima y que dispone de sistemas de trazabilidad eficaces.
Por tanto, aprobar un proveedor no consiste simplemente en guardar su certificado.
Hay que tener definido:
- qué riesgo presenta;
- qué criterios utilizamos para aprobarlo;
- qué evidencias necesitamos;
- quién revisa esas evidencias;
- y qué hacemos cuando no se cumplen los criterios.
La documentación es una parte del proceso.
El proceso es el sistema.
3. El proveedor no queda aprobado para siempre
Aquí aparece una de las partes más interesantes de la gestión de proveedores BRCGS.
El apartado 3.5.1.3 exige un proceso documentado para la revisión continua del desempeño de los proveedores, basado en el riesgo y en criterios de desempeño definidos.
Además, cuando la aprobación se basa en cuestionarios, estos deben volver a emitirse al menos cada tres años, y el proveedor debe informar de cambios significativos durante ese periodo, incluido cualquier cambio en su situación de certificación.
Y, por supuesto, deben conservarse los registros de las revisiones.
Es decir:
aprobar es el principio, no el final.
La organización necesita saber si el proveedor continúa cumpliendo las condiciones que justificaron su aprobación.
Y esto nos lleva a una cuestión práctica:
¿Cómo se hace ese seguimiento?
Aquí es donde muchas organizaciones empiezan a construir su propio sistema alrededor de Excel.
Un Excel para los proveedores.
Otro listado para las certificaciones.
Una carpeta para los certificados.
Correos para pedir las renovaciones.
Recordatorios en el calendario.
Llamadas cuando el proveedor no responde.
Y, finalmente, alguien que tiene que revisar periódicamente que todo siga actualizado.
El sistema funciona.
Hasta que deja de funcionar.
4. BRCGS exige una lista actualizada de proveedores aprobados
El apartado 3.5.1.4 exige disponer de una lista o base de datos actualizada de proveedores aprobados.
Puede estar en papel o gestionarse mediante un sistema electrónico, y debe estar disponible para el personal que la necesite.
Fíjate en un detalle.
BRCGS dice que la lista puede estar en papel.
También puede estar en un sistema electrónico.
Por tanto, el estándar no está diciendo que una determinada tecnología sea necesaria para cumplir.
Lo importante es que la información esté actualizada y disponible.
La tecnología es una decisión de la empresa.
Y aquí empieza la conversación interesante.
Porque una cosa es tener una lista actualizada.
Y otra muy diferente es tener un sistema que se mantenga actualizado sin que alguien tenga que perseguir continuamente la información que contiene.
5. ¿Qué ocurre cuando compras a través de un intermediario?
La gestión de proveedores BRCGS tampoco termina necesariamente en la empresa a la que haces el pedido.
El apartado 3.5.1.5 establece requisitos específicos cuando las materias primas o los envases primarios se adquieren a través de agentes, brokers o mayoristas.
La empresa debe conocer la identidad del último fabricante, envasador o, en determinados casos, el lugar de consolidación de la materia prima.
Además, debe obtener la información necesaria para poder realizar la aprobación correspondiente, salvo las excepciones contempladas por el propio estándar.
Esto vuelve a mostrarnos algo importante:
La gestión de proveedores no consiste únicamente en controlar documentos.
Consiste en mantener bajo control una cadena de información que puede incluir:
proveedor → fabricante → materia prima → riesgo → aprobación → seguimiento.
Cuanto mayor es el número de proveedores y materias primas, más difícil resulta mantener esta relación de forma manual.
6. También hay que comprobar la trazabilidad
El apartado 3.5.1.6 añade otro elemento.
Los proveedores de materias primas y envases primarios deben disponer de un sistema de trazabilidad eficaz.
Cuando un proveedor ha sido aprobado mediante cuestionario en lugar de certificación o auditoría, la verificación de su sistema de trazabilidad debe realizarse en la aprobación inicial y, posteriormente, al menos cada tres años; esto puede hacerse mediante una prueba de trazabilidad.
Por tanto, la información que manejamos durante la aprobación de un proveedor no es estática.
Hay que:
- Solicitarla;
- Revisarla;
- Verificarla;
- Actualizarla;
- Registrar las revisiones;
- Detectar cambios;
- Y actuar cuando algo deja de cumplir los criterios establecidos.
Esto es exactamente lo que hace que la gestión de proveedores sea un proceso vivo.
Y los procesos vivos son precisamente los que más sufren cuando intentamos gestionarlos como si fueran una carpeta de documentos.
Entonces, ¿qué pide realmente BRCGS?
Si simplificamos el apartado 3.5.1, podemos decir que BRCGS quiere que la empresa sea capaz de responder a preguntas como estas:
¿Quiénes son nuestros proveedores aprobados?
¿Qué riesgos tienen las materias primas que compramos?
¿Por qué hemos aprobado a cada proveedor?
¿Qué evidencias tenemos?
¿Seguimos considerando válido ese proveedor?
¿Cómo monitorizamos su desempeño?
¿Qué ocurre cuando deja de cumplir?
¿Tenemos la información actualizada?
¿Podemos demostrar todo esto durante una auditoría?
Ese es el sistema de control.
Y ninguna de esas preguntas contiene la palabra Excel.
Gestión de proveedores BRCGS en tiempo real: controlar no es estar pendiente
Aquí está probablemente la diferencia más importante.
Durante años hemos asociado el control con estar pendiente.
Si un certificado va a caducar, alguien tiene que mirarlo.
Si un proveedor no ha respondido, alguien tiene que escribirle.
Si falta documentación, alguien tiene que llamar.
Si cambia una certificación, alguien tiene que enterarse.
Si llega una auditoría, alguien tiene que comprobar que todo esté actualizado.
Y entonces aparece una paradoja:
Para demostrar que el sistema está controlado, una persona tiene que estar continuamente controlando el sistema.
Pero eso no es necesariamente control.
Es dependencia.
Un sistema realmente controlado debería permitir que el profesional de calidad dedique su atención a las excepciones, los riesgos y las decisiones que requieren criterio.
No a recordar que el martes tiene que escribir a un proveedor.
El problema no es Excel
Esto no significa que Excel sea una mala herramienta.
Excel puede ser perfectamente válido para muchas cosas.
El problema aparece cuando utilizamos una herramienta pensada para organizar información como si fuera un sistema capaz de gestionar por sí mismo un proceso que depende de decenas o cientos de proveedores externos.
Porque entonces el Excel se convierte en el centro de un sistema mucho más grande:
- Excel;
- Correos electrónicos;
- Llamadas;
- Carpetas;
- Calendarios;
- Recordatorios;
- Revisiones;
- Versiones;
- Búsquedas;
- Y memoria.
Como ya explicamos en nuestro artículo “Por qué Excel falla en la gestión documental de proveedores”, el problema no suele estar en el archivo, sino en todo el trabajo que termina generándose alrededor de él.
Y cuanto más crece el número de proveedores, más crece también ese trabajo.
¿Cuánto trabajo necesita el sistema para demostrar que está controlado?
Esta es la pregunta que creemos que merece la pena hacerse.
No:
“¿Estamos cumpliendo BRCGS?”
Por supuesto que esa pregunta es necesaria.
Sino también:
“¿Cuánto trabajo necesitamos hacer para demostrar que estamos cumpliendo BRCGS?”
Porque son dos preguntas diferentes.
Imaginemos un departamento de calidad con 150 proveedores.
Cada uno puede tener varios documentos.
Cada documento puede tener una fecha de revisión diferente.
Cada proveedor puede necesitar una evaluación periódica.
Algunos tendrán certificaciones.
Otros cuestionarios.
Otros auditorías.
Algunos cambiarán de estado.
Otros dejarán de responder.
Y cada cambio genera una pequeña tarea.
Una tarea puede durar cinco minutos.
Otra, diez.
Otra, veinte.
Pero ninguna desaparece.
Se acumulan.
Y al final tenemos profesionales de calidad dedicando horas a mantener un sistema que debería ayudarles a controlar el riesgo.
No a trabajar para el sistema.
Las normas piden control. Nosotros hemos añadido trabajo.
Esta es la idea que queremos dejarte.
BRCGS pide que los proveedores estén aprobados.
Que su aprobación esté basada en el riesgo.
Que se monitorice su desempeño.
Que exista una lista actualizada de proveedores aprobados.
Que se mantengan los registros.
Que se controle la trazabilidad.
Que se actúe ante las excepciones.
Todo eso es necesario.
Pero BRCGS no dice que tengas que perseguir al proveedor para conseguir el certificado.
No dice que tengas que revisar manualmente cada semana una hoja Excel.
No dice que tengas que recordar personalmente qué documentación caduca este mes.
No dice que tengas que enviar un correo cada vez que falta un documento.
El estándar define qué debe estar controlado.
La empresa decide cómo consigue ese control.
Y quizá llevamos demasiado tiempo confundiendo ambas cosas.
¿Y si el sistema se encargase del seguimiento?
Aquí es donde cambia nuestra forma de entender la digitalización.
No creemos que digitalizar calidad signifique coger todo lo que hoy hacemos manualmente y trasladarlo a una aplicación.
Eso sería simplemente digitalizar el trabajo.
Creemos que la tecnología tiene sentido cuando permite eliminarlo.
Cuando una tarea deja de ser necesaria.
Cuando una persona deja de tener que recordar algo.
Cuando un proveedor recibe automáticamente una solicitud.
Cuando una revisión deja de depender de que alguien mire un Excel.
Cuando el equipo de calidad puede entrar en el sistema y ver directamente qué necesita su atención.
Eso es para nosotros gestión de proveedores en tiempo real.
No significa que el profesional deje de controlar.
Significa que puede saber qué está ocurriendo sin tener que perseguir continuamente la información para averiguarlo.
De gestionar documentos a supervisar proveedores
Esta diferencia parece pequeña.
Pero cambia completamente la forma de trabajar.
En el modelo tradicional:
Proveedor → correo → respuesta → descarga → carpeta → Excel → fecha → recordatorio → revisión → nuevo correo.
En un modelo automatizado:
Proveedor → sistema → documentación → estado actualizado → excepción.
El profesional de calidad sigue tomando las decisiones.
Sigue evaluando.
Sigue aprobando.
Sigue determinando qué hacer ante un incumplimiento.
Pero deja de ser el mecanismo que mantiene todo el proceso en funcionamiento.
Y esa es precisamente la idea que desarrollamos en nuestro webinar:
“¿Por qué sigues gestionando la documentación de proveedores igual que hace 20 años?”
Porque quizá la pregunta no sea:
“¿Cómo podemos hacer más rápido este seguimiento?”
Sino:
“¿Por qué seguimos haciendo nosotros este seguimiento?”
Una nueva forma de trabajar con los proveedores
No hace falta cambiar todo el sistema de calidad.
No hace falta sustituir todos los procesos.
No hace falta empezar con todos los proveedores.
Una transformación puede comenzar con una pregunta mucho más sencilla:
¿Qué parte del seguimiento de proveedores está haciendo hoy una persona y podría hacer el sistema?
Puede ser:
- solicitar documentación;
- controlar vencimientos;
- enviar recordatorios;
- recibir documentación;
- actualizar estados;
- centralizar evidencias;
- avisar de excepciones.
La respuesta será diferente para cada empresa.
Y precisamente por eso no creemos en los grandes proyectos de digitalización.
Creemos en pequeños cambios que mejoran el trabajo desde el primer día.
Q-Elit: automatizar el seguimiento, no el criterio de calidad
Ese es el planteamiento de Q-Elit.
Q-Elit permite centralizar la documentación de proveedores, solicitarles documentación directamente, controlar vencimientos y disponer de una visión actualizada del estado de la documentación y de la homologación. La documentación de Qualitus muestra, además, el acceso al estado de los documentos y de la homologación desde el listado de proveedores.
Pero la cuestión importante no es cuántas funciones tiene.
Es qué trabajo deja de hacer el departamento de calidad.
Q-Elit no sustituye el criterio del profesional.
No decide qué proveedor debe aprobarse.
No sustituye la evaluación del riesgo.
No decide qué hacer ante una desviación.
Elimina parte del trabajo que rodea esas decisiones.
El objetivo es pasar de:
“Tengo que estar pendiente de mis proveedores.”
a:
“Tengo un sistema que me muestra qué necesita mi atención.”
Porque hacer calidad debería significar algo más
BRCGS exige que los proveedores estén bajo control.
Pero un sistema de calidad no existe para que sus profesionales pasen el día manteniendo hojas de cálculo.
Existe para prevenir riesgos.
Para mejorar procesos.
Para analizar problemas.
Para trabajar con producción.
Para anticiparse.
Para tomar decisiones.
Para mejorar continuamente la organización.
Por eso en Qualitus nos hacemos una pregunta muy sencilla:
¿Qué trabajo administrativo podemos eliminar para que un profesional de calidad vuelva a dedicar su tiempo a hacer calidad?
No queremos que el departamento de calidad trabaje más rápido para mantener el mismo sistema.
Queremos que deje de necesitar parte de ese trabajo.
Porque quizá el verdadero salto no sea pasar de un Excel a un software.
Quizá sea pasar de gestionar proveedores a supervisar proveedores.
Y esa diferencia puede cambiar por completo la forma de trabajar.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de proveedores BRCGS
¿Qué exige BRCGS para la gestión de proveedores?
BRCGS Food Safety Issue 9 exige un sistema eficaz de aprobación y seguimiento de proveedores de materias primas y envases primarios, basado en el riesgo. El sistema debe contemplar la evaluación de riesgos, los criterios de aprobación, el seguimiento del desempeño, una lista actualizada de proveedores aprobados y los controles de trazabilidad establecidos por el estándar.
¿BRCGS obliga a utilizar Excel para gestionar proveedores?
No. BRCGS exige que exista un sistema eficaz de aprobación y monitorización y que la información y los registros necesarios estén disponibles y actualizados. En el apartado 3.5.1.4, por ejemplo, contempla expresamente que la lista de proveedores aprobados pueda mantenerse en papel o mediante un sistema electrónico.
¿Cada cuánto hay que revisar a los proveedores según BRCGS?
La frecuencia debe establecerse en función del riesgo y de criterios de desempeño definidos. Cuando la aprobación se basa en cuestionarios, BRCGS establece que estos deben volver a emitirse al menos cada tres años y que los proveedores deben comunicar cambios significativos, incluida cualquier modificación de su estado de certificación.
¿Qué documentación se necesita para aprobar un proveedor BRCGS?
Depende del riesgo y del procedimiento establecido. BRCGS contempla, entre otras posibilidades, una certificación BRCGS o reconocida por GFSI, una auditoría al proveedor o, para proveedores de bajo riesgo y con una justificación basada en el riesgo, un cuestionario de proveedor para la aprobación inicial.
¿Es suficiente con guardar el certificado del proveedor?
No necesariamente. La certificación puede formar parte de las evidencias utilizadas para la aprobación, pero el sistema debe demostrar que los riesgos están controlados y que existe un proceso de aprobación y seguimiento. El estándar también contempla auditorías, cuestionarios y requisitos de trazabilidad dependiendo del caso.
¿Qué significa gestionar proveedores en tiempo real?
En este contexto, significa disponer de información actualizada sobre el estado de los proveedores y de su documentación sin depender de revisiones manuales constantes. El objetivo no es sustituir al profesional de calidad, sino permitirle supervisar excepciones y tomar decisiones sin tener que mantener manualmente todo el proceso.
¿Se puede automatizar la gestión de proveedores sin cambiar todo el sistema de calidad?
Sí. La automatización puede comenzar por una parte concreta del proceso, como la solicitud y recepción de documentación, el control de vencimientos o el seguimiento de proveedores. La idea no tiene por qué ser sustituir todo el sistema, sino eliminar progresivamente tareas manuales.
¿Todas las certificaciones hablan sobre la gestión de proveedores?
Sí. En general todas las certificaciones dan especial importancia a la gestión de los proveedores. Aquí puedes encontrar información sobre lo que solicita cada una de ellas.
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