Qué es y cómo crear el Cuadro de Mando de Seguridad Alimentaria

Imagina poder tener una visión global y en tiempo real de todos los aspectos clave del Sistema de Seguridad Alimentaria de tu empresa en un solo lugar.

Con el cuadro de mandos integral, esta visión se vuelve una realidad, permitiéndote tomar decisiones estratégicas informadas y llevar tu negocio al siguiente nivel.

A continuación, explicamos cómo esta herramienta puede transformar la forma en la que gestionas y optimizas los procesos de seguridad alimentaria en tu empresa.

¿Qué es un cuadro de mandos y para qué sirve?

Un cuadro de mandos integral es una herramienta estratégica que permite visualizar y controlar los indicadores clave de un sistema de seguridad alimentaria.

Integra datos en tiempo real sobre puntos críticos de control, gestión de riesgos, auditorías internas y cumplimiento normativo.

Esto permite a las empresas controlar su desempeño en relación con los requisitos de certificaciones como IFS, BRC, FSSC 22000, etc., facilitando la toma de decisiones informadas y la identificación de áreas de mejora.

Además, mejora la eficiencia en la preparación para auditorías, al ofrecer un control constante sobre los aspectos más relevantes del sistema de seguridad alimentaria.

Veamos ahora cuáles son sus beneficios y desafíos.

Beneficios y desafíos del cuadro de mandos

El cuadro de mandos integral aplicado a un sistema de seguridad alimentaria tiene beneficios y desafíos.

Beneficios:

1. Visión clara: Permite a la gerencia y al equipo de calidad ver los indicadores clave del sistema de seguridad alimentaria en un solo lugar, desde el cumplimiento normativo hasta la eficacia de los controles críticos.
2. Toma de decisiones informada: Facilita la identificación de riesgos y áreas de mejora, lo que permite actuar antes de que surjan problemas mayores.
3. Mejor preparación para auditorías: Con datos organizados y actualizados, el proceso de auditoría se vuelve más predecible y eficiente.
4. Mejora continua: Al monitorear resultados en tiempo real, se pueden implementar medidas correctivas y preventivas rápidamente.

Desafíos:

1. Configuración inicial: Desarrollar un cuadro de mandos integral requiere tiempo y esfuerzo, pues debe adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
2. Recopilación de datos: Obtener datos precisos y relevantes puede ser complicado si los sistemas internos no están bien integrados o automatizados.
3. Interpretación de datos: Para los equipos menos experimentados, puede ser un desafío entender cómo utilizar los indicadores para mejorar el sistema de seguridad alimentaria.
4. Compromiso: Requiere el compromiso tanto del equipo de calidad como de la alta dirección para garantizar que se mantenga actualizado y sea parte de la gestión diaria.

Tienes claro que quieres crear tu cuadro de mandos, pero, ¿cuáles son los pasos para ponerlo en marcha?

Pasos para crear un cuadro de mandos

Para crear un cuadro de mandos integral aplicado al sistema de seguridad alimentaria, debes seguir estos pasos:

1. Identificar los objetivos clave: Lo primero es definir qué quieres controlar. En seguridad alimentaria, los objetivos pueden incluir el cumplimiento de normativas como IFS o BRC, la reducción de incidencias o la mejora de procesos internos.
2. Seleccionar los indicadores clave de rendimiento (KPIs): Estos son los datos que medirán el éxito de tus objetivos. Algunos ejemplos para seguridad alimentaria son número de no conformidades, frecuencia de auditorías internas, cumplimiento de programas de higiene y control de puntos críticos.
3. Recoger y organizar la información: Implementa sistemas que te permitan recoger datos de forma automática y fiable. Esto puede incluir sistemas de gestión documental, registros de control en planta, resultados de auditorías internas y externas, entre otros.
4. Diseñar el cuadro de mandos: La visualización debe ser clara y accesible. Usa gráficos sencillos, colores y tableros para que los indicadores clave sean fáciles de interpretar tanto para la gerencia como para el equipo de calidad. Herramientas como Power BI o un software especializado pueden ayudarte.
5. Monitorear y actualizar los datos en tiempo real: El cuadro de mandos debe ser dinámico, reflejando cambios en tiempo real para que puedas tomar decisiones informadas rápidamente y mantenerte alineado con los requisitos de certificación.
6. Revisar y ajustar: Establece una rutina para revisar los resultados de manera regular y ajustar las estrategias si es necesario. Esto fomenta una mejora continua.

Un cuadro de mandos bien implementado mejora el control de tu sistema de seguridad alimentaria, facilita auditorías y ayuda a tomar decisiones estratégicas.

A continuación, vamos a ver ejemplos concretos para tu cuadro de mando.

Ejemplos para tu cuadro de mando

Hemos comentado que un cuadro de mandos integral aplicado al sistema de seguridad alimentaria ayuda tanto a profesionales de calidad como a gerentes a tener una visión clara y práctica de la gestión de la seguridad.

Aquí te doy algunos ejemplos concretos de indicadores clave que podrías incluir:

1. Indicador de No Conformidades

• Descripción: Mide la cantidad de no conformidades encontradas en el sistema.
• Visualización: Un gráfico de barras que muestre la evolución mensual de las no conformidades, clasificadas por tipo (menores, mayores, críticas).
• Uso: Esto permite identificar tendencias y áreas problemáticas, ayudando a priorizar acciones correctivas.

2. Cumplimiento de Programas de Limpieza e Higiene

• Descripción: Evalúa el porcentaje de cumplimiento de los programas de limpieza e higiene de la planta.
• Visualización: Un gráfico circular que muestre el porcentaje de tareas completadas frente a las pendientes.
• Uso: Permite a gerentes y operarios saber si se están cumpliendo los estándares diarios de limpieza, fundamentales para la seguridad alimentaria.

3. Control de Puntos Críticos (PCC)

• Descripción: Mide si los puntos críticos de control (como temperatura, humedad o pH) están dentro de los límites establecidos.
• Visualización: Un gráfico de línea que muestre las variaciones de los parámetros críticos a lo largo del tiempo.
• Uso: Ayuda a detectar desviaciones a tiempo y corregirlas antes de que se conviertan en un riesgo.

4. Frecuencia de Auditorías Internas

• Descripción: Mide cuántas auditorías internas se realizan respecto al plan anual establecido.
• Visualización: Un gráfico de barras que compare las auditorías planeadas vs. las ejecutadas por mes.
• Uso: Garantiza que se están cumpliendo los planes de auditoría, fundamentales para la preparación frente a auditorías externas.

5. Desperdicio o Reprocesos por Incidencias de Calidad

• Descripción: Mide el porcentaje de producto que se debe reprocesar o desechar debido a problemas de seguridad alimentaria.
• Visualización: Un gráfico de columnas que muestre las cantidades de reprocesos o desperdicios por causa.
• Uso: Ayuda a identificar los puntos del proceso que generan mayor pérdida, facilitando la mejora continua.

6. Índice de formación del Personal

• Descripción: Mide el porcentaje del personal que ha recibido la formación prevista en el plan de formación.
• Visualización: Un tablero que indique qué porcentaje del personal ha completado la formación y cuántos están pendientes.
• Uso: Garantiza que el personal esté correctamente formado para operar bajo los estándares de seguridad alimentaria.

7. Revisión y Actualización de Documentación

• Descripción: Indica el estado de revisión de los documentos clave como manuales de procedimientos, registros de control y planes HACCP.
• Visualización: Un tablero con un sistema de semáforo (verde: al día, amarillo: por revisar, rojo: vencido).
• Uso: Facilita la gestión documental y asegura que siempre se trabaje con procedimientos actualizados, clave para aprobar auditorías.

Estos ejemplos ofrecen una imagen clara tanto para el equipo de calidad como para la alta dirección, ayudando a controlar y gestionar el sistema de seguridad alimentaria de manera efectiva y enfocada en la mejora continua.

Por qué necesitas un cuadro de mandos

Un cuadro de mandos basado en Qualitus te falicital la gestión eficaz de tu sistema de seguridad alimentaria.

Te permite visualizar en tiempo real indicadores clave como no conformidades, cumplimiento de PCC, programas de higiene y auditorías internas.

Para los gerentes, facilita la toma de decisiones estratégicas al proporcionar un panorama claro y accesible.

Para el equipo de calidad, simplifica el seguimiento diario, identificando rápidamente áreas críticas y garantizando que todos los procesos estén alineados con certificaciones como IFS o BRC.

Además, mejora la preparación para auditorías, minimizando riesgos y asegurando el cumplimiento normativo.

La imagen que acompaña a este artículo es de pressfoto en Freepik

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