Clasificación de Proveedores, guía práctica

La clasificación de proveedores es una de las tareas destacadas de los departamentos de calidad para garantizar el cumplimiento de los requisitos de calidad, seguridad alimentaria y éxito en las auditorías de certificación como BRC, IFS o FSSC 22000.

Esta guía ofrece un enfoque práctico para ayudar a las empresas a establecer un sistema efectivo de clasificación de proveedores.

Importancia de la clasificación de proveedores

Garantizar la calidad del producto final:

El aspecto más importante puesto que la calidad final de los productos dependen, entre otras cosas, de la calidad de las materias primas utilizadas.

Cumplir con los requisitos legales y normativos:

Porque las certificaciones de seguridad alimentaria exigen sistemas documentados de evaluación y selección de proveedores.

Facilitar la gestión del riesgo:

Un sistema claro permite identificar y mitigar riesgos en nuestra cadena de suministro.

Optimizar recursos:

Centrarse en proveedores de mayor riesgo te ayuda a dirigir los esfuerzos hacia las prioridades adecuadas.

¿Cómo se clasifican los proveedores?, pasos para implementar un sistema de clasificación de proveedores

Paso 1: Definir criterios de clasificación de proveedores

Establece los parámetros específicos que usarás para evaluar el riesgo de tus proveedores. Algunos ejemplos son:

• Cumplimiento de certificaciones: IFS, BRC, FSSC 22000, ISO 9001, ISO 14001.
• Riesgo asociado al producto o servicio:
  • Materias primas de alto riesgo (e.g., productos cárnicos crudos).
  • Proveedores de servicios clave (e.g., transporte refrigerado).
• Historial de cumplimiento:
  • Índices de devoluciones o reclamaciones.
  • Resultados de auditorías previas.
• Capacidades técnicas: Evaluación del equipamiento, personal o infraestructura.
• Impacto ESG (Ambiental, Social y Gobernanza): Puedes incorpora criterios de sostenibilidad a tu evaluación de proveedores.

Estos son algunos de los parámetros, pero no los únicos, ubicación geográfica o nivel de dependencia del proveedor también son aspectos que debes considerar.

Paso 2: Diseñar una metodología de evaluación de proveedores

1. Cuantitativa: Asigna puntuaciones a los criterios definidos.
   • Ejemplo: Certificaciones = 30%, Historial de cumplimiento = 40%, Evaluación ESG = 30%.
2. Cualitativa: Incluye observaciones o descripciones específicas que no se puedan cuantificar fácilmente.
3. Clasificación final: Basada en los resultados, divide a los proveedores en:
   • Críticos: Alta relevancia y riesgo. Requieren supervisión frecuente.
   • Aprobados: Cumplen con los requisitos.
   • Condicionales: Necesitan mejoras para cumplir.
   • Rechazados: No cumplen con los requisitos.

Paso 3: Establecer un proceso de homologación inicial de proveedores

Antes de incluir un nuevo proveedor en tu sistema:

• Solicita documentación de homologación, como certificaciones, cuestionarios, fichas técnicas, etc.
• Realiza auditorías iniciales si es necesario.
• Verifica pruebas de trazabilidad y control de calidad en lotes iniciales.

Paso 4: Monitoreo y revaluación periódica

Un proveedor clasificado como aprobado no debe quedar exento de revisiones:

• Frecuencia: Dependiendo de su categoría (e.g., críticos cada 6 meses, aprobados anualmente).
• Indicadores clave:
  • Resultados de auditorías.
  • Incidentes o alertas.
  • Cumplimiento de los requisitos contractuales.

Clasificación de proveedores en las certificaciones de seguridad alimentaria

BRC (Issue 9)

• Requiere evidencia documentada de un sistema de evaluación y aprobación de proveedores basado en el riesgo.
• Obliga a realizar auditorías internas y revisiones de los proveedores de productos críticos.

IFS (Version 8)

• Exige clasificar proveedores según el riesgo y mantener registros de las evaluaciones.
• Requiere controles específicos para proveedores de productos de marca blanca.

FSSC 22000

• Promueve un enfoque basado en el Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (HACCP) para evaluar la cadena de suministro.
• Pone énfasis en la gestión de riesgos y la verificación continua de los proveedores.

Herramientas recomendadas para automatizar la clasificación de proveedores

Software especializado

El uso de un software de seguridad alimentaria puede facilitar:

• La gestión centralizada de documentos.
• La automatización de auditorías y evaluaciones.
• El seguimiento de indicadores clave.

Checklists y cuestionarios

• Crea checklists para auditar proveedores, alineados con los requisitos de las certificaciones.
• Utiliza listas específicas para evaluar áreas como calidad, seguridad alimentaria, sostenibilidad y trazabilidad.

KPIs clave

• Tiempo de entrega.
• Índice de devoluciones.
• Conformidad con especificaciones técnicas.

Evaluación de proveedores

¿Sabes cuáles son tus proveedores críticos?

Conclusiones y recomendaciones

La clasificación de proveedores no es solo un requisito normativo, sino una herramienta estratégica para mejorar la calidad, reducir riesgos y optimizar recursos.

Asegúrate de:

• Definir criterios claros y alineados con los objetivos de tu sistema de calidad.
• Utilizar herramientas tecnológicas para facilitar el proceso.
• Integrar la clasificación de proveedores en el ciclo de mejora continua de tu empresa.

Una gestión eficaz de proveedores fortalece la cadena de suministro y contribuye al éxito en auditorías y en el mercado.

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