- 17 febrero, 2026
- Posted by: Enrique Roibas
- Categoría: Auditorías, BRC, Digitalizar calidad, FSSC 22000, IFS, Sistemas Gestión
¿Cómo se pasan las auditorías de certificación con un software de calidad como Qualitus?
Esta es, sin duda, una de las preguntas que más escuchamos en demos, webinars y conversaciones con responsables de calidad.
Y es totalmente normal.
Si llevas años —o décadas— trabajando con carpetas, archivadores, papeles firmados y excels infinitos, es lógico pensar:
“¿Y si el auditor no acepta el sistema digital?”
“¿Prefiere verlo todo en papel?”
“¿O si por digitalizar pierdo la certificación?”
En este artículo queremos explicarte, de forma clara, realista, cómo se preparan y se pasan auditorías de certificación cuando trabajas con Qualitus, y en qué se diferencia (mucho) de hacerlo en papel y Excel.
El objetivo no es que entiendas qué ve el auditor, qué valora de verdad y por qué un sistema digital bien implantado genera más confianza que el papel.
El miedo real: “mi auditor quiere todo en papel”
Este es el miedo número uno.
Muchos profesionales nos dicen:
“Imprimimos los registros porque el auditor los exige firmados.”
Y aquí aparece una confusión muy habitual.
👉 El auditor no busca papel. Busca garantías.
Busca saber que:
- Los registros existen
- Se han cumplimentado cuando tocaba
- No se han modificado a posteriori
- Se puede identificar claramente quién hizo qué
Durante años, el papel ha sido la forma “estándar” de aportar esas garantías.
No porque sea la mejor, sino porque era la única disponible.
Qué buscan realmente los auditores en una auditoría
Antes de hablar de Qualitus, es importante entender esto:
🔍 Los auditores no auditan formatos. Auditan sistemas.
Lo que quieren ver es:
- Control
- Trazabilidad
- Coherencia
- Evidencias claras
- Seguridad del sistema
Y aquí es donde el entorno digital juega a favor… si está bien planteado.
Cómo funciona una auditoría cuando trabajas con Qualitus
1. Usuarios únicos = firmas reales (y más seguras)
Una de las preguntas más repetidas en las demos es:
“¿Y la firma de los registros?”
En Qualitus:
- Cada usuario es único
- Cada acción queda registrada
- Se sabe quién, cuándo y qué ha hecho exactamente
Esto significa que:
- No hay firmas “prestadas”
- No hay hojas firmadas a posteriori
- No hay dudas sobre la autoría del registro
📌 Para un auditor, esto es oro.
Es una trazabilidad imposible de replicar en papel.
2. Trazabilidad total, en tiempo real
Durante una auditoría con Qualitus:
- No se buscan carpetas
- No se pierde tiempo localizando documentos
- No hay “te lo miro luego”
El auditor puede:
- Ver registros al momento
- Navegar entre evidencias relacionadas
- Comprobar históricos en segundos
Esto transmite un mensaje muy potente:
👉 “Tenemos el sistema bajo control.”
3. Menos nervios, menos improvisación
Cuando se trabaja en papel:
- Muchas evidencias dependen de la memoria
- Hay documentos duplicados
- Aparecen errores humanos inevitables
Con Qualitus:
- El sistema guía el trabajo diario
- Las tareas están planificadas
- Las desviaciones se detectan antes de la auditoría
Resultado:
Auditorías más tranquilas y predecibles.
¿El auditor desconfía cuando ve un sistema digital?
La realidad es esta:
✔️ Puede que no sea lo que ve todos los días
❌ Pero eso no significa que no le guste
De hecho, cuando el sistema:
- Está bien estructurado
- Es coherente
- Es fácil de consultar
- Aporta seguridad
👉 El auditor gana confianza muy rápido.
Y aquí está la clave:
La confianza no la da el papel. La da el control.
No es magia. Es simplemente usar una herramienta pensada para auditar.
¿Se puede perder una certificación por digitalizar?
Esta duda ya la abordamos en detalle en el artículo
👉 ¿Un software de calidad alimentaria pone en riesgo tus certificaciones IFS, BRC o FSSC 22000?
La respuesta corta es: no.
La respuesta realista es:
Se pierde una certificación por falta de control, no por usar un software.
Y precisamente Qualitus está diseñado para evitar eso.
Cómo preparas una auditoría con Qualitus (sin estrés)
- Trabajar con Qualitus como parte del día a día ya supone preparar la auditoría porque el propio sistema te ayuda a que todo quede atado.
- Ya no “preparas la auditoría” de la forma tradicional porque sabes perfectamente lo que hay en la aplicación. Esto no significa que no revises los aspectos, significa que te centras en lo que quieres revisar.
- Muestra el software con naturalidad. Sí, igual te cuesta creerlo, pero la mayor parte de nuestros clientes comparten el ordenador con el auditor y van revisando juntos lo que este necesita.
- Responde con evidencias, no con explicaciones. No hay mucho más que añadir.
Cuando el auditor ve que todo fluye, deja de desconfiar.
En resumen: digitalizar no es el riesgo, es la solución
El miedo a pasar una auditoría con un software es lógico…
pero también es fruto de no haberlo vivido nunca.
La mayoría de empresas que auditan con Qualitus coinciden en lo mismo:
“No volvería atrás.”
Porque cuando tienes control real, el auditor lo nota.
Y cuando el auditor confía, la auditoría fluye.
¿Quieres ver cómo sería tu próxima auditoría con Qualitus?
La mejor forma de quitarte el miedo es verlo con tus propios ojos.
Preguntas frecuentes sobre auditorías de certificación con un software
¿Tengo que imprimir registros para el auditor?
No. Los registros digitales con usuarios únicos aportan más seguridad que el papel.
¿Los auditores aceptan sistemas digitales?
Sí. Lo que necesitan es confianza, trazabilidad y control. Nuestros clientes nunca han tenido problemas en este sentido.
¿Qualitus cumple con IFS, BRC y FSSC 22000?
Qualitus está diseñado para apoyar el cumplimiento de estas normas, no para ponerlas en riesgo.
¿Y si el auditor no conoce el sistema?
No importa. Un sistema bien estructurado se entiende rápido.
¿Es más difícil pasar una auditoría digital?
Normalmente es más fácil (y sobre todo más corto), porque todo está accesible y ordenado.
La imagen de portada de este artículo es de bublikhaus en Freepik
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