La gestión de proveedores IFS exige disponer de un procedimiento para seleccionar, aprobar y monitorizar proveedores y materiales comprados, teniendo en cuenta los riesgos y el desempeño del proveedor. Pero hay algo que IFS Food 8 no exige: que para conseguirlo tengas que mantener un Excel, perseguir certificados por email o recordar cuándo tienes que volver a evaluar a cada proveedor.

IFS habla de control.

Nosotros, muchas veces, hemos convertido ese control en trabajo.

Y quizá sea el momento de preguntarnos por qué.

 

¿Qué exige IFS Food 8 para la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores aparece dentro del apartado 4.4 Compras de IFS Food 8.

El requisito 4.4.1, marcado como requisito KO, establece que debe existir un procedimiento documentado, implementado y mantenido para el abastecimiento de materias primas, productos semielaborados y materiales de envasado, así como para la aprobación y seguimiento de los proveedores, tanto internos como externos.

Ese procedimiento debe contemplar, como mínimo:

• los riesgos asociados a las materias primas y/o a los proveedores;
• los estándares de desempeño exigidos, como certificación u origen;
• las situaciones excepcionales, como compras de emergencia;
• y, en función del riesgo, otros criterios como auditorías, resultados de ensayos, fiabilidad del proveedor, reclamaciones o cuestionarios.

Es decir, IFS no plantea la gestión de proveedores como una simple recopilación de documentos.

Plantea un proceso de decisión basado en el riesgo.

Primero hay que saber qué riesgo tenemos.

Después determinar qué necesitamos exigir.

Después comprobar que el proveedor cumple.

Y después seguir comprobando que continúa cumpliendo.

Esto último es importante.

Porque un proveedor aprobado hoy no necesariamente será un proveedor aprobado para siempre.

 

1. Aprobar un proveedor no consiste solamente en pedirle un certificado

Cuando incorporamos un nuevo proveedor, la pregunta no debería ser solamente:

“¿Tiene certificado IFS?”

La pregunta es bastante más amplia:

“¿Cumple los criterios que nuestra organización ha definido para ese proveedor y para las materias primas o servicios que nos suministra?”

IFS exige que el procedimiento de aprobación tenga en cuenta los riesgos y los estándares de desempeño establecidos.

Y contempla diferentes herramientas para obtener esa información:

• certificaciones;
• auditorías;
• resultados de ensayos;
• fiabilidad del proveedor;
• reclamaciones;
• cuestionarios;
• y otros criterios definidos en función del riesgo.

Esto significa que no todos los proveedores tienen necesariamente que gestionarse de la misma manera.

Un proveedor de una materia prima crítica puede necesitar un nivel de control diferente al de un proveedor de menor riesgo.

Y eso nos lleva a una idea fundamental de IFS:

El riesgo determina el nivel de control.

No todos los proveedores necesitan la misma cantidad de seguimiento.

Y eso también debería determinar cuánto trabajo dedicamos a cada uno.

 

2. IFS pide evaluar las materias primas, no solamente a los proveedores

El requisito 4.4.2 añade otra pieza fundamental.

Los materiales comprados deben evaluarse, basándose en los riesgos y en el estado del proveedor, respecto a:

• seguridad alimentaria;
• calidad del producto;
• legalidad;
• autenticidad.

Y los resultados de esa evaluación deben servir como base para establecer los planes de ensayo y seguimiento.

Esto es importante porque cambia la perspectiva.

No estamos gestionando simplemente una lista de empresas.

Estamos gestionando una relación entre:

proveedor → materia prima → riesgo → controles → resultados.

Y esa relación necesita actualizarse cuando cambian las circunstancias.

Por eso la información de un proveedor no debería entenderse como una carpeta que completamos una vez.

Es información que forma parte de un sistema de control vivo.

 

3. El desempeño del proveedor también forma parte del sistema

Aquí IFS da un paso especialmente interesante.

La evaluación del proveedor no tiene por qué depender únicamente de los documentos que nos envía.

También podemos utilizar información que obtenemos durante nuestra propia actividad:

• resultados de recepción;
• cumplimiento de especificaciones;
• reclamaciones;
• incidencias;
• resultados de análisis;
• cumplimiento de los plazos;
• comportamiento histórico.

La propia guía de auditoría de IFS plantea al auditor preguntas como:

¿Qué criterios utilizáis para evaluar a vuestros proveedores?

¿Qué datos utilizáis?

¿Se incluyen las incidencias y reclamaciones?

¿Qué medidas se toman después de la evaluación?

¿En qué casos se bloquea un proveedor?

La guía señala además que los criterios y la frecuencia de evaluación deben derivarse del riesgo.

Y aquí aparece algo que nos parece especialmente importante.

El seguimiento de proveedores no debería consistir en comprobar documentos aislados.

Debería permitirnos conocer cómo está funcionando realmente la relación con cada proveedor.

 

4. La evaluación debe revisarse al menos una vez al año

El requisito 4.4.7 establece que el abastecimiento de materiales y las evaluaciones de proveedores deben revisarse al menos una vez cada 12 meses o cuando se produzcan cambios significativos.

Además, deben documentarse los registros de esas revisiones y las acciones que se deriven de ellas.

Y aquí IFS hace una aclaración interesante en su guía de auditoría:

esto no significa que haya que realizar una auditoría presencial completa a cada proveedor cada doce meses.

La propia guía explica que la evaluación puede apoyarse, por ejemplo, en datos obtenidos durante la recepción de mercancías —como cumplimiento de plazos, integridad o calidad— y que, cuando los resultados son deficientes, deben tomarse medidas y puede reducirse el intervalo de evaluación.

Esto es muy importante.

Porque IFS está describiendo un sistema que utiliza información que ya se genera durante el funcionamiento normal de la empresa.

No está pidiendo que creemos un trabajo administrativo adicional para poder decir que evaluamos a los proveedores.

 

¿Qué pide realmente IFS para controlar a los proveedores?

Si nos alejamos un momento de la redacción del estándar, podemos resumir el proceso en unas pocas preguntas:

¿Qué proveedores tenemos?

¿Qué materiales compramos?

¿Qué riesgo tienen?

¿Qué criterios utilizamos para aprobarlos?

¿Qué evidencias tenemos de que cumplen?

¿Cómo sabemos cómo están funcionando?

¿Qué hacemos cuando algo no cumple?

¿Cuándo tenemos que volver a revisar su situación?

¿Podemos demostrar todo esto?

Ese es el sistema.

Y, otra vez, hay algo que no aparece en la lista:

“Mantener un Excel.”

 

Gestión de proveedores IFS en tiempo real: el estándar pide control, no vigilancia manual

Aquí empieza la parte que más nos interesa.

Porque cuando una empresa tiene pocos proveedores, puede parecer sencillo.

Un Excel.

Unas columnas.

Una fecha de caducidad.

Un color.

Un recordatorio.

Y listo.

Pero después llegan 50 proveedores.

Luego 100.

Luego 200.

Cada proveedor tiene varios documentos.

Cada documento tiene una fecha.

Cada proveedor tiene una evaluación.

Cada evaluación puede incorporar incidencias.

Cada incidencia puede modificar su clasificación.

Algunos proveedores tienen certificados.

Otros cuestionarios.

Otros auditorías.

Y entonces ese Excel deja de ser un simple listado.

Se convierte en el centro de un sistema formado por:

• Excel;
• correos;
• carpetas;
• llamadas;
• calendarios;
• recordatorios;
• revisiones;
• búsquedas;
• documentos;
• y memoria.

El archivo sigue siendo el mismo.

Pero el trabajo que hay alrededor ha crecido muchísimo.

 

El problema no es evaluar a los proveedores. Es todo lo que hacemos para mantener la evaluación.

Evaluar proveedores es necesario.

Monitorizarlos es necesario.

Revisar su desempeño es necesario.

Documentar las decisiones es necesario.

Lo que no necesariamente es necesario es que una persona tenga que recordar cuándo debe hacer cada cosa y perseguir manualmente la información necesaria para poder hacerlo.

Aquí aparece una diferencia que para nosotros es fundamental.

Controlar no es estar pendiente.

Puedes estar pendiente de cien cosas y seguir sin tener un sistema realmente controlado.

Porque el control depende de que tú recuerdes:

• quién tiene que enviar un documento;
• qué proveedor tiene un certificado a punto de caducar;
• qué evaluación toca este mes;
• qué proveedor ha tenido incidencias;
• qué cuestionarios están pendientes;
• qué información ha cambiado;
• qué proveedores necesitan una revisión.

Eso no es un problema de falta de profesionalidad.

Al contrario.

Normalmente ocurre porque el profesional de calidad está intentando mantener un sistema que depende demasiado de su atención.

 

¿Cuánto tiempo necesita el sistema para demostrar que está controlado?

Esta es una pregunta diferente a:

“¿Tenemos controlados nuestros proveedores?”

La pregunta que nosotros proponemos es:

“¿Cuánto trabajo necesitamos hacer para demostrar que tenemos controlados nuestros proveedores?”

Imagina un departamento de calidad con 150 proveedores.

No todos tienen el mismo riesgo.

No todos necesitan los mismos controles.

No todos tienen la misma documentación.

Pero todos generan información.

Y esa información cambia.

Un proveedor renueva su certificación.

Otro cambia una especificación.

Otro tiene una incidencia.

Otro deja de cumplir un requisito.

Otro no responde a un cuestionario.

Otro necesita una reevaluación.

Y alguien tiene que enterarse.

Ese “alguien” suele ser calidad.

Y cada vez que el sistema necesita que alguien se acuerde de algo, tenemos una pequeña tarea administrativa.

Cinco minutos aquí.

Diez minutos allí.

Un correo.

Una llamada.

Una búsqueda.

Una actualización.

Otra revisión.

No parece mucho.

Hasta que sumamos todo.

 

IFS no pide que persigas proveedores

Esta es probablemente la idea más importante de todo el artículo.

IFS Food 8 exige que exista un procedimiento de aprobación y seguimiento.

Exige que se tengan en cuenta los riesgos.

Exige evaluar los materiales comprados.

Exige establecer controles y planes de seguimiento.

Exige revisar el abastecimiento y las evaluaciones.

Exige conservar los registros y actuar cuando los resultados lo requieran.

Pero IFS no dice que tengas que enviar un email cuando falte un certificado.

No dice que tengas que llamar al proveedor para recordar una renovación.

No dice que tengas que revisar un Excel todos los viernes.

No dice que tengas que buscar manualmente qué proveedores tienen documentación pendiente.

No dice que tengas que utilizar una carpeta compartida para guardar los documentos.

Esas son decisiones nuestras.

Son la forma que hemos construido para conseguir el control que exige el estándar.

Y quizá hemos confundido durante demasiado tiempo el sistema de control con el trabajo que hacemos para mantenerlo.

 

El problema no es Excel

Excel puede ser una herramienta perfectamente válida.

El problema aparece cuando intentamos utilizarlo como el motor de un proceso que está cambiando continuamente y que además depende de personas externas.

Como explicábamos en nuestro artículo “Por qué Excel falla en la gestión documental de proveedores”, el problema no suele ser el archivo en sí, sino todo el sistema que termina construyéndose alrededor: correos, carpetas, recordatorios, revisiones, versiones y seguimiento manual.

Y cuanto más crece el número de proveedores, más trabajo necesita ese sistema para mantenerse actualizado.

Por eso la pregunta no debería ser:

“¿Podemos gestionar nuestros proveedores con Excel?”

Probablemente sí.

La pregunta interesante es:

“¿Cuánto trabajo estamos dedicando a que ese Excel siga representando la realidad?”

 

Las normas piden control. Nosotros hemos añadido trabajo.

BRCGS habla de aprobación y seguimiento.

IFS habla de aprobación, evaluación, monitorización y revisión.

FSSC 22000 sigue una lógica basada en el control de los proveedores y de los materiales adquiridos.

Las palabras se repiten:

aprobar.

evaluar.

monitorizar.

revisar.

documentar.

actuar.

Pero ninguna de esas palabras significa:

perseguir.

Y esta diferencia nos parece fundamental.

Porque cuando una obligación nueva aparece, nuestra reacción habitual es añadir una tarea.

Una nueva columna.

Un nuevo documento.

Una nueva carpeta.

Un nuevo correo.

Un nuevo recordatorio.

Y así, poco a poco, el sistema de calidad crece.

Pero también crece el trabajo necesario para mantenerlo.

 

¿Y si el sistema se encargase del seguimiento?

Aquí es donde nosotros entendemos la digitalización de una forma diferente.

No creemos que digitalizar calidad sea coger todos los procesos manuales que tenemos y trasladarlos a una pantalla.

Eso sería simplemente digitalizar el trabajo.

Creemos que la tecnología tiene sentido cuando permite que una tarea deje de ser necesaria.

Cuando un proveedor recibe automáticamente una solicitud.

Cuando una documentación queda asociada al proveedor correspondiente.

Cuando el sistema sabe cuándo hay que volver a solicitarla.

Cuando el estado se actualiza.

Cuando una incidencia queda registrada.

Cuando una evaluación utiliza información que ya existe.

Cuando el profesional de calidad recibe únicamente aquello que requiere su intervención.

Eso es para nosotros una gestión de proveedores en tiempo real.

No significa que todo suceda automáticamente.

Significa algo mucho más sencillo:

que no tengas que reconstruir manualmente la situación de tus proveedores cada vez que quieres saber cómo están.

 

 

De gestionar proveedores a supervisarlos

Esta diferencia puede parecer pequeña.

Pero cambia completamente la forma de trabajar.

En un sistema tradicional:

Proveedor → correo → respuesta → documento → carpeta → Excel → fecha → recordatorio → revisión → nuevo correo.

En un sistema pensado para reducir el trabajo manual:

Proveedor → sistema → información actualizada → estado → excepción.

El profesional de calidad sigue haciendo lo importante.

Sigue evaluando riesgos.

Sigue aprobando proveedores.

Sigue analizando incidencias.

Sigue decidiendo qué hacer cuando un proveedor deja de cumplir.

Lo que desaparece es parte del trabajo que rodea esas decisiones.

Y ahí está el cambio.

No queremos que calidad haga más rápido el trabajo administrativo.

Queremos que necesite hacer menos.

 

¿Qué debería hacer un sistema moderno de gestión de proveedores IFS?

No debería añadir más trabajo.

Debería reducirlo.

Por ejemplo:

Solicitar documentación

En lugar de recordar a quién hay que escribir, el sistema puede encargarse de solicitar la información necesaria.

Controlar vencimientos

En lugar de revisar manualmente fechas, el sistema puede identificar qué documentación necesita atención.

Mantener la información actualizada

En lugar de depender de múltiples archivos y carpetas, la información puede mantenerse asociada al proveedor y a su estado.

Registrar el seguimiento

En lugar de reconstruir posteriormente qué ocurrió, las acciones y evidencias quedan vinculadas al proceso.

Mostrar excepciones

En lugar de revisar proveedor por proveedor, el profesional puede centrarse en aquellos casos que requieren una decisión.

Esto no elimina la responsabilidad del departamento de calidad.

Elimina parte del trabajo que consume su tiempo.

 

Una nueva forma de trabajar

No hace falta cambiar todo el sistema de calidad.

No hace falta sustituir todas las herramientas.

No hace falta empezar con todos los proveedores.

La pregunta puede ser mucho más sencilla:

¿Qué parte del seguimiento de proveedores estamos haciendo hoy manualmente que podría hacer el sistema?

Quizá sean los vencimientos.

Quizá la solicitud de documentación.

Quizá los cuestionarios.

Quizá la recepción de certificados.

Quizá el seguimiento de determinadas evaluaciones.

La respuesta será diferente en cada empresa.

Y precisamente por eso no creemos en los grandes proyectos de digitalización.

Creemos en pequeños cambios que mejoran el trabajo desde el primer día.

 

Q-Elit: automatizar el seguimiento, no el criterio de calidad

Esta es la idea detrás de Q-Elit.

Q-Elit permite centralizar la documentación de proveedores, gestionar su estado y automatizar parte del seguimiento documental, de forma que el equipo de calidad pueda conocer qué proveedores requieren atención sin tener que mantener manualmente todo el proceso.

Pero la cuestión importante no es cuántas funciones tiene el software.

La pregunta es:

¿Qué trabajo deja de hacer el departamento de calidad?

Q-Elit no decide qué riesgo tiene una materia prima.

No decide qué proveedor debe aprobarse.

No sustituye el criterio profesional.

No decide qué hacer ante una incidencia.

Eso sigue siendo responsabilidad de calidad.

Lo que puede hacer es encargarse de una parte del trabajo que existe alrededor de esas decisiones:

solicitar, recibir, controlar, avisar y mostrar el estado.

Para que el profesional pueda hacer aquello que realmente necesita su criterio.

 

Porque hacer calidad debería significar algo más

La gestión de proveedores IFS no necesita que el departamento de calidad esté pendiente de todo.

Necesita que los proveedores estén bajo control.

Que las materias primas se evalúen.

Que los riesgos estén identificados.

Que los controles sean adecuados.

Que el desempeño se revise.

Que las decisiones estén justificadas.

Y que todo pueda demostrarse.

Eso es hacer calidad.

Pero cuando un profesional dedica buena parte de su jornada a:

• enviar recordatorios;
• perseguir certificados;
• revisar fechas;
• actualizar Excels;
• buscar documentos;
• comprobar quién ha respondido;
• y reconstruir qué está pendiente,

queda menos tiempo para:

• analizar;
• prevenir;
• mejorar;
• trabajar con producción;
• revisar riesgos;
• y tomar decisiones.

Por eso en Qualitus nos hacemos una pregunta muy sencilla:

¿Qué trabajo administrativo podemos eliminar para que un profesional de calidad vuelva a dedicar su tiempo a hacer calidad?

No queremos que el departamento de calidad trabaje más rápido para mantener el mismo sistema.

Queremos que deje de necesitar parte de ese trabajo.

Porque quizá el verdadero cambio no sea pasar de un Excel a un software.

Quizá sea pasar de:

“Tengo que estar pendiente de mis proveedores.”

a:

“Tengo un sistema que me dice dónde tengo que intervenir.”

Y esa diferencia puede cambiar por completo la forma de trabajar.

 

Preguntas frecuentes sobre la gestión de proveedores IFS

¿Qué exige IFS Food 8 para la gestión de proveedores?

IFS Food 8 exige un procedimiento documentado, implementado y mantenido para el abastecimiento de materias primas, productos semielaborados y materiales de envasado, así como para la aprobación y monitorización de proveedores. El procedimiento debe considerar los riesgos, los estándares de desempeño y, según el riesgo, criterios adicionales como auditorías, resultados de ensayos, fiabilidad, reclamaciones o cuestionarios.

¿Qué dice IFS 4.4.1 sobre la aprobación de proveedores?

El requisito 4.4.1 establece que debe existir un procedimiento para el abastecimiento y la aprobación y monitorización de proveedores internos y externos. Entre los elementos mínimos están los riesgos de materias primas y/o proveedores, los estándares de desempeño requeridos y las situaciones excepcionales. Es un requisito marcado con asterisco en IFS Food 8.

¿Cómo se evalúan los proveedores según IFS Food 8?

La evaluación debe basarse en el riesgo y en el estado del proveedor. IFS contempla factores como la fiabilidad, reclamaciones, resultados de ensayos, auditorías y cuestionarios. Además, el desempeño del proveedor puede apoyarse en información obtenida durante la recepción de materiales y otros controles.

¿Cada cuánto hay que evaluar a los proveedores según IFS?

El requisito 4.4.7 establece que el abastecimiento de materiales y las evaluaciones de proveedores deben revisarse al menos una vez dentro de un periodo de 12 meses o cuando se produzcan cambios significativos. Deben conservarse los registros de las revisiones y de las acciones derivadas. IFS aclara que esto no significa realizar una auditoría presencial completa a todos los proveedores cada año.

¿IFS obliga a utilizar Excel para gestionar proveedores?

No. IFS establece los requisitos que debe cumplir el proceso de abastecimiento, aprobación y seguimiento, pero no prescribe Excel ni una herramienta tecnológica concreta. La organización decide cómo implantar el sistema que le permita cumplir los requisitos y demostrar que el proceso está bajo control.

¿Qué documentación hay que pedir a los proveedores según IFS?

No existe una única lista de documentos válida para todos la gestión de proveedores IFS. La información y las evidencias necesarias deben determinarse teniendo en cuenta el riesgo, los estándares de desempeño establecidos y las características del proveedor y de los materiales o servicios suministrados. IFS contempla, entre otros, certificaciones, auditorías, resultados de ensayos, cuestionarios y evidencias relacionadas con el desempeño.

¿Qué significa gestionar proveedores IFS en tiempo real?

Significa poder conocer el estado actual de los proveedores, su documentación, sus evaluaciones y las incidencias relevantes sin tener que reconstruir manualmente esa información a partir de Excel, emails y carpetas. El objetivo no es sustituir el criterio del profesional de calidad, sino permitirle centrarse en las situaciones que requieren su intervención.

¿Se puede automatizar la gestión de proveedores sin cambiar todo el sistema de calidad?

Sí. La automatización puede empezar por una parte concreta del proceso: solicitud de documentación, control de vencimientos, recepción de documentos, seguimiento de cuestionarios o visualización de excepciones. La idea no es necesariamente transformar todo el sistema de calidad, sino eliminar progresivamente tareas manuales.

 

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