Procedimientos según BRC o IFS

Todas las normas de seguridad alimentaria nos exigen que dispongamos de los procedimientos documentados necesarios que permitan ser aplicados de forma consistente en el día a día de la empresa, que nos puedan servir como material de formación y nos proporcione la diligencia necesaria para poder elaborar productos seguros.

¿A que en ningún momento nos dice cómo deben ser esos procedimientos documentados, verdad?

Vamos a ver cómo podemos desarrollarlos para cumplir con el objetivo.

En primer lugar, tenemos que decidir que procesos vas a documentar en un procedimiento y cuáles van a quedar descrito dentro del manual de calidad o con una simple instrucción de trabajo. Es importante tener en cuenta que hay procedimientos documentos mínimos que nos exige la norma de referencia que estemos tratando y el resto será de nuestra propia elección.

Para que no quepa lugar a dudas, estos son los procedimientos documentados que nos exigen las dos normas que más trabajamos desde Qualitus.

Procedimientos según BRC

• Procedimiento de gestión de proveedores de materias primas
• Procedimiento de aceptación de materias primas
• Procedimiento de gestión de proveedores de servicios
• Procedimiento de gestión de acciones correctivas
• Procedimiento de gestión de no conformidades
• Procedimiento de gestión de accidentes, retirada de productos y recuperación
• Procedimiento de manipulación de vidrios y materiales quebradizos
• Procedimiento de funcionamiento y vigilancia de los equipos de rayos X
• Procedimiento de inspección, limpieza y comprobación de la fuerza de los imanes
• Procedimiento de gestión de limpieza de instalaciones y equipos
• Procedimiento de seguridad y calidad durante la carga y descarga en el transporte
• Procedimiento de gestión de alérgenos
• Procedimiento de gestión y control de operaciones
• Procedimiento de control en envasado

Procedimientos según IFS

No siendo tan explícita con el término “documentado” estos serían los procedimientos:

• Procedimiento de gestión documental
• Procedimiento de gestión de clientes
• Procedimiento de gestión de formación
• Procedimiento de creación, modificación y creación de especificaciones
• Procedimiento de desarrollo de productos
• Procedimiento de gestión de proveedores de materias primas
• Procedimiento de gestión de limpieza de instalaciones y equipos
• Procedimiento de gestión de residuos
• Procedimiento de gestión de cuerpos extraños
• Procedimiento de seguridad y calidad durante la carga y descarga en el transporte
• Procedimiento de gestión de OGM
• Procedimiento de gestión de alergenos
• Procedimiento de gestión y control de operaciones
• Procedimiento de control en envasado
• Procedimiento de análisis de producto
• Procedimiento de gestión de productos no conformes
• Procedimiento de gestión de accidentes, retirada de productos y recuperación
• Procedimiento de gestión de acciones correctivas
• Procedimiento de gestión de inspecciones externas (food defense).

Como ves, son muchos los procedimientos comunes entre ambas normas, los cuales pueden ser fácilmente gestionados con varios de los módulos incluidos en la versión Advance de Qualitus.

Formato de los procedimientos

No existe un formato ideal para todos los Sistemas de Gestión de la Calidad, aunque sabemos  que está muy extendida la arquitectura tradicional basada en un Manual de la calidad, una serie de procedimientos e instrucciones y un conjunto de registros. En cualquier caso, la clave es que lo hagas simple y operativo. Te puedo asegurar por experiencia que nadie, mucho menos los auditores del organismo de certificación, quedarán impresionado por un sistema cargado de papeleo y demasiadas palabras.

Recuerda esto: documenta sólo lo imprescindible y en la forma más simple e inteligible posible.

Consejos para comenzar a redactar tus procedimientos:

• Aprovecha la redacción de los procedimientos, instrucciones, Manual, etc. para reflexionar acerca de tus procesos que sigues actualmente, de su idoneidad y de lo que es importante. Puede ser que necesites mejorarlos y/o optimizarlos, pues ahora es el momento.
• Evitar escribir las cosas dos veces, lo que describes en un documento no lo vuelvas a escribir, usa las referencias o vínculos.
• Utilizar un lenguaje llano y claro (la documentación del sistema no la vas a presentar a ningún concurso literario).
• Describir los procesos siguiendo un orden cronológico, fase a fase, paso a paso.
• Documéntate sobre otros sistemas, investiga sobre lo que han hecho otros y quédate con lo mejor de cada uno.
• Que no te echa hacia atrás, pide consejo u opinión a personas con experiencia en la elaboración de sistemas de gestión, seguro que te pueden aportar ideas.

Y como última sugerencia que te voy a dar es que te crees una plantilla de documento en el procesador de textos, de forma que estandarices todos los documentos tanto visualmente como en contenido. Determina que todas las páginas tengan la misma cabecera, incluyendo el nombre y número del procedimiento, fecha de edición, aprobación, paginación y nombre/logo de la organización. Y créate un pequeño guion del documento, cual es el objetivo del procedimiento, el alcance, lugar para un diagrama de flujo (si lo consideras necesario), documentos de referencia, personal implicado, recursos necesarios, descripción de cada fase, controles de cada fase…

Estas son unas pautas básicas de cómo elaborar los procedimientos. Ahora te toca a ti, manos a la obra. Y si te surge alguna duda o quieres consultarnos algo, escríbenos o déjanos tu comentario.

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