Sistema de gestión: lo tenemos que revisar?

Sabemos que revisar de manera constante y continua el Sistema de Gestión de la organización, es absolutamente necesario. Además de ser un requisito explícito de cualquier norma. Por ejemplo, en la norma BRC V7, este requisito lo encontramos en el punto 1.1 y en IFS V6.1 en el punto 1.4. Es necesario que en la práctica podamos comprobar la adecuación y efectividad de nuestro sistema.

Ahora también sabemos, que lograr una reunión con la Alta dirección de entrada no es sencillo. Pero que además esta sea productiva y amena, puede parecer casi un milagro.

Los sistemas de seguridad alimentaria no son tan atractivos como los sistemas de gestión, como puede ser con la ISO 9001, pero vamos a hacer lo posible. Ya verás.

Una recomendación y, después de presenciar muchas reuniones, es ir con un plan bien armado. Además de una agenda, conviene ir con objetivos bien claros y una estrategia trazada al respecto. Una convocatoria bien pensada y a tiempo, es clave también.

4 reglas que no fallan para lograr una revisión exitosa

Una vez que hemos logrado captar la atención de nuestro “público” tenemos que presentar y procesar cuatro “elementos de entrada” claves en la revisión. Veamos cuales son:

1. Datos de procesos y de producto. Cuando nos sentemos en la mesa con los directores y, quienes suelen tener poco tiempo, tenemos que aprovecharlo al máximo. Vayamos con datos concretos, ordenados y muy precisos. Eliminemos de nuestra boca, expresiones como “me parece”, “creo que”. Cualquier análisis serio y a partir del cual queramos tomar acciones, deben surgir de números.
   Llevar gráficas puede ser una muy buena idea. Algo rápido y con rigor estadístico. Imágenes que demuestren el desempeño y la performance de tal o cual proceso.
2. Llevar resultados de Auditorías. No me refiero a que leas los informes de Auditorías (tenlos a mano por si te lo piden). Aquí lo importante es capitalizar la mirada profesional y experimentada de auditores, que tienen una visión y un juicio objetivos.
   Además de las No Conformidades, aprovecha para discutir oportunidades de mejora que fueron señaladas, propuestas y cualquier otro comentario.
3. Datos y feedback de los clientes. La voz del cliente sabemos es definitoria. Si hemos tenido problemas de calidad, por ejemplo, llevemos datos concretos al respecto. Si nos han hecho sugerencias, pero por motivos económicos, no las hemos podido implementar, es esta una buena ocasión para plantearlas. Las encuestas en este punto pueden ser muy valiosas.
4. Revisar o plantear revisiones de especificaciones legales y técnicas. Muchas veces, este tipo de revisiones quedan confinadas al equipo de Calidad. En ocasiones también nos duele la cabeza pensando cómo vamos a atender tal o cual cambio, sin alterar el producto y/o su costo.

La mejor ocasión para discutir estos temas es hacerlo directamente con la gente que tiene el poder de tomar decisiones relevantes. Si no logramos su compromiso, difícilmente lograrán comprender el verdadero alcance de ciertos cambios. Los aspectos legales, muchas veces quedan relegados pensando que nada ha cambiado. Aprovechemos para incluir en esta reunión de revisión, un repaso y eventualmente análisis de cambios.

Lograr reuniones efectivas es mucho más difícil de lo que parece. Pienso que es en este tipo de situaciones, donde tenemos que poner en práctica dotes de liderazgo. Ser ordenados, planificar con tiempo, escribir y registrar, dar un tratamiento objetivo y científico a los números, saber medir los procesos y sus resultados, son todos ingredientes que debieran estar presentes.

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