KPI´s y OKR, ¿son complementarios?

Cada mañana conduces tu coche para ir a trabajar.

Y aunque no seas consciente, para conseguirlo tienes establecidos unos KPI y OKR.

¿no te lo crees?, verás

Tu objetivo es llegar puntualmente al trabajo, esta es la O de OKR.

Para conseguirlo tienes una serie de resultados clave, sí, esas actividades que sabes que si salen bien consigues tu objetivo, por ejemplo:

• Hora de salida,
• Tener el depósito de combustible lleno,
• Evitar atascos,

Estos serían tus KR (Resultado clave), por su parte los KPI de tu trayecto hasta el trabajo serían:

• Velocidad,
• Consumo de combustible,
• Número de paradas, o
• No encontrarte con un accidente que lo bloquee todo.

Si te fijas bien, ambos conceptos, KPI´s y OKR están muy relacionados, es más, son complementarios, pero no son exactamente lo mismo.

Mientras que OKR te habla de las acciones en las que tú puedes intervenir para cumplir tu objetivo, salir pronto de casa, no tener que parar para repostar, etc. (esto suena a mejora continua, ¿a que sí?)

Los KPI´s son variables históricas que explican por qué has cumplido o incumplido el objetivo, (históricas a no ser que puedas medirlos en tiempo real para intervenir directamente sobre ellos, como por ejemplo la velocidad)

Vale, ahora que con este ejemplo ya intuyes qué son OKR y KPI´s y sus diferencias, nos vamos a poner un poco más técnicos, y vamos a ver cómo se aplican en tu sistema de seguridad alimentaria:

¿Qué son los KPI (Key Performance Indicators)?

Los KPI son indicadores clave de rendimiento que sirven para medir aspectos específicos del desempeño de un proceso o sistema, en este caso, el sistema de seguridad alimentaria.

Son métricas cuantificables que permiten evaluar si se están cumpliendo los estándares, requisitos y metas que la empresa ha establecido.

Ejemplos de KPI en su sistema de seguridad alimentaria:

• Porcentaje de productos no conformes por mes.
• Tasa de cumplimiento de auditorías internas.
• Tiempo de respuesta ante incidencias de calidad o seguridad alimentaria.
• Porcentaje de incidencias corregidas a tiempo

¿Qué son los OKR (Objectives and Key Results)?

Los OKR son un marco estratégico de gestión que combina objetivos cualitativos con resultados clave cuantitativos.

Los Objetivos definen una meta ambiciosa, mientras que los Resultados Clave miden el progreso hacia esa meta, a través de logros específicos y medibles.

A diferencia de los KPI, los OKR no solo se centran en medir el rendimiento, sino en establecer una dirección clara y asegurar que se está avanzando de forma alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.

Ejemplo de OKR en su sistema de seguridad alimentaria:

• Objetivo: Mejorar la cultura de seguridad alimentaria en la planta.
  • Resultado Clave 1: Reducir el número de incidencias de calidad en un 30% en seis meses.
  • Resultado Clave 2: Implementar un 100% de las acciones correctivas derivadas de las auditorías externas.
  • Resultado Clave 3: Aumentar en un 50% la participación de los empleados en las capacitaciones de seguridad alimentaria.

Diferencias clave entre KPI y OKR

• Enfoque: Los KPI son más estáticos y se utilizan para medir el desempeño continuo de procesos clave, mientras que los OKR están más centrados en lograr cambios estratégicos y transformaciones concretas.
• Finalidad: Los KPI evalúan el estado de salud de los procesos ya implementados, mientras que los OKR ayudan a dirigir esfuerzos hacia objetivos nuevos y ambiciosos.
• Periodicidad: Los KPI son indicadores que se revisan periódicamente (mensual, trimestral), mientras que los OKR suelen tener un ciclo más corto (por ejemplo, diaria o semanal), y son revisados más frecuentemente para adaptarse si es necesario.

Ventajas de implantar OKR y KPI en tu sistema de seguridad alimentaria

• Mejora del rendimiento y cumplimiento: Al tener claros tanto los KPI como los OKR, se puede asegurar un monitoreo constante y estratégico de los procesos clave, lo que mejora la capacidad de cumplir con los requisitos de certificaciones como BRC, IFS o FSSC 22000.
• Foco en la mejora continua: Mientras los KPI aseguran que se mantenga un buen desempeño en áreas críticas, los OKR impulsan a la organización a seguir innovando y mejorando en áreas que necesitan más atención o desarrollo.
• Alineación del equipo: El uso de OKR y KPI fomenta la alineación de los equipos de calidad, producción y otros departamentos, ya que todos trabajarán en torno a metas claras y medibles.
• Mayor éxito en auditorías: La implantación adecuada de ambos enfoques permite una mejor preparación para auditorías, asegurando que se puedan demostrar mejoras continuas y un cumplimiento constante de los requisitos de seguridad alimentaria

Mantenimiento de la documentación de proveedores, aplicando KPI´s y OKR

Para terminar, vamos a ver un ejemplo completo de aplicación de KPI´s y OKR a una tarea concreta de tu día a día, el mantenimiento de la documentación de proveedores.

Imagina que el seguimiento de esta documentación es manual, tienes un gran Excel, lo que te consume mucho tiempo y es propenso a tener errores.

En este fichero tienes el detalle de todos los documentos de proveedores que debes mantener, cada uno con sus fechas de caducidad y que consultas periódicamente para solicitar por correo o llamada las actualizaciones de los documentos o incorporar las fechas de próxima revisión de los documentos recibidos.

Este proceso es especialmente delicado e importante cuando se acercan las auditorías de las certificaciones.

(Probablemente tú no trabajas así, pero estamos buscando un caso de ineficiencia extremo)

Aplicación de OKR y KPI

 Definir OKR para mejorar el proceso

• Objetivo (O): Automatizar y mejorar el proceso de gestión de la documentación de proveedores.
  • Resultado Clave 1 (KR1): Implementar un sistema digital que automatice las alertas para la actualización de documentos antes de fin de trimestre.
  • Resultado Clave 2 (KR2): Reducir el tiempo dedicado a la gestión manual de documentación de proveedores en un 50% en los próximos tres meses.
  • Resultado Clave 3 (KR3): Alcanzar un 100% de cumplimiento en la actualización de documentos críticos antes de la fecha límite en el próximo trimestre.

Este OKR tiene como foco transformar y mejorar el proceso. El sistema digital y la reducción del tiempo invertido aliviarían la carga de la responsable de calidad, permitiéndole enfocarse en tareas más críticas.

Implementar KPI para monitorear y medir el proceso

Una vez implementado el sistema de alertas automáticas, se pueden definir KPI para medir el rendimiento continuo y asegurar el éxito a largo plazo del proceso mejorado.

KPI relacionados:

• KPI 1: Tiempo promedio de actualización de documentos de proveedores.
  • Antes de la automatización, puede que este tiempo sea de 3 horas semanales; después de implementar el sistema, debería reducirse a 1.5 horas o menos.
• KPI 2: Porcentaje de documentación actualizada en la fecha límite.
  • Actualmente, puede haber un 80% de cumplimiento; con las mejoras, se espera un 100% de cumplimiento de las fechas de actualización.
• KPI 3: Número de incidencias por falta de documentación en auditorías.
  • El objetivo es reducir a 0 las incidencias relacionadas con la falta de documentos de proveedores en auditorías.

Explicación del impacto

Con esta implementación, se logra:

• Automatización de las alertas: Un sistema digital enviará recordatorios automáticos cuando los documentos de los proveedores estén por caducar, eliminando la necesidad de que la responsable de calidad revise manualmente las fechas en Excel.
• Reducción del trabajo manual: Al reducir el tiempo que la responsable de calidad dedica a gestionar la documentación manualmente, se liberan horas para que pueda enfocarse en otras áreas más críticas del sistema de seguridad alimentaria.
• Cumplimiento constante: El uso de alertas y automatización asegura que se cumplan los plazos para tener la documentación de los proveedores actualizada, lo cual es vital para evitar problemas en auditorías y mantener las certificaciones BRC, IFS o FSSC 22000.

Resultado esperado: En tres meses, la empresa no solo verá una mejora en la eficiencia de la gestión documental, sino que también habrá reducido el riesgo de incumplimientos en auditorías, al mismo tiempo que la responsable de calidad verá su carga de trabajo reducida de forma considerable.

De este modo, los OKR impulsan la transformación del proceso mediante objetivos claros y medibles, y los KPI permiten monitorear que los cambios implementados mantienen el sistema en funcionamiento de manera eficiente.

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