Si eres responsable de calidad en una empresa de alimentación certificada en IFS, BRC o FSSC 22000, seguro que más de una vez te has sentido atrapado entre papeles, versiones, correos y auditorías.

Y no es por falta de esfuerzo. Es porque muchos sistemas de calidad, incluso los más sólidos, tienen errores estructurales que dificultan la mejora continua.

👉 En este artículo descubrirás los 7 errores más comunes en un sistema de calidad alimentaria y cómo la digitalización puede ayudarte a eliminarlos de raíz.

🎯 Este es el primero de una serie de artículos donde profundizaremos en cada error y su solución paso a paso.

1️⃣ Documentación desactualizada o descontrolada

Error habitual: versiones distintas del mismo procedimiento o registro circulando por distintos departamentos.
Síntoma: en auditoría, descubres que en planta usan una versión antigua.
Consecuencia: no conformidades y pérdida de confianza del auditor.

Por qué ocurre:

• Se trabaja con papel, Excel o carpetas compartidas.
  
• Existe un control de versiones que no elimina errores.

Camino a la solución:
Digitalizar la gestión documental permite trabajar siempre con la última versión, registrar cambios y controlar accesos.

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2️⃣ Checklists sin trazabilidad ni evidencias

Error habitual: formularios en papel que se pierden o no se recopilan a tiempo.
Síntoma: antes de una auditoría, toca recopilar hojas de control y revisar a mano.
Consecuencia: falta de evidencia en auditorías y pérdida de información clave.

Por qué ocurre:

• Los registros deben recogerse por la planta.
• La verificación de los registros o checklist se realiza semanal o mensualmente.

Camino a la solución:
Con checklists digitales, puedes registrar inspecciones desde el móvil, guardar fotos como evidencia y tener un histórico trazable.

📌 Lee también: Checklist digital APPCC: qué debe tener para cumplir IFS y BRC

3️⃣ No conformidades que se quedan abiertas

Error habitual: No registrar la incidencia, o registrarla pero no cerrar la acción correctiva.
Síntoma: en la revisión por la dirección, hay incidencias sin seguimiento.
Consecuencia: los mismos fallos se repiten y no se demuestra mejora continua.

Por qué ocurre:

• Proceso largo, completar un word, luego una lista en excel, que hace que se evite abrir incidencias.
• Las no conformidades deben estar en la cabeza de calidad para que no se olviden.

Camino a la solución:
Un software de no conformidades reparte responsabilidades, automatiza alertas, asigna responsables y controla fechas límite, ayudando a Calidad a controlar las No Conformidades sin tener que estar encima de cada una de ellas.

📌 Te va a interesar: Cómo mejora tu vida con un software de no conformidades

4️⃣ Falta de indicadores y KPIs claros

Error habitual: no tener datos para demostrar la mejora del sistema.
Síntoma: dificultad para justificar mejoras o priorizar recursos.
Consecuencia: decisiones basadas en percepciones, no en hechos.

Por qué ocurre:

• La mayor parte de los datos se encuentran en papel.
• Calcular los indicadores a partir de Excel no es un proceso inmediato.

Camino a la solución:
Cuadros de mando automáticos que recopilan datos de tu sistema y muestran KPI de seguridad alimentaria actualizados.

📌 ¿Quieres profundizar?: KPI de Seguridad Alimentaria: cuáles elegir y cómo implantarlos

5️⃣ Falta de conexión entre producción, mantenimiento y calidad

Error habitual: la información se transmite por correo, whatsapp o verbalmente.
Síntoma: “No me avisaron del cambio” o “No vi ese correo”.
Consecuencia: retrasos, errores, falta de coordinación.

Por qué ocurre:

• El sistema se limita a compartir la documentación no la responsabilidad.
• La preocupación por cada tarea del sistema de calidad recae en el departamento de calidad.

Camino a la solución:
Un sistema centralizado que reparte las responsabilidades, permite que todos trabajen con los mismos datos en tiempo real y desde cualquier dispositivo.

📌 No te pierdas: 5 señales de que tu sistema de calidad pide a gritos que lo digitalices

6️⃣ Cultura de seguridad alimentaria débil

Error habitual: el sistema se percibe como burocracia.
Síntoma: el personal rellena registros sin comprender su propósito.
Consecuencia: falta de compromiso y errores humanos.

Por qué ocurre:

• El sistema está más orientado a escribir que a ayudar a mejorar.
• Se percibe a calidad como la policía, no como un apoyo.

Camino a la solución:
Implanta programas de cultura con encuestas, formación y seguimiento integrados en el sistema. Utiliza un sistema que les ayude a ver su beneficio, por qué lo hacen y qué implica hacerlo bien.

📌 Este artículo es para ti: evaluar la cultura de seguridad alimentaria.

7️⃣ Auditorías estresantes y sin control

Error habitual: correr a última hora para recopilar evidencias.
Síntoma: auditorías que se viven como “exámenes sorpresa”.
Consecuencia: tensión, errores y sensación de caos.

Por qué ocurre:

• La información no está en tiempo real.
• Muchas fuentes de información, papel, Excel…, que dificultan la verificación y el control del sistema.

Camino a la solución:
La digitalización te permite tener todo en tiempo real, actualizado y verificado, con evidencias trazables, permitiendo auditorías mucho más ágiles.

📌 ¿Necesitas más?: ¿Auditorías de calidad sin estrés? Digitaliza y compruébalo

🚀 Conclusión: el error no está en ti, está en el sistema

La mayoría de estos errores no son culpa del responsable de calidad, sino de un sistema manual que ya no se adapta a la realidad actual.

La buena noticia es que sí hay alternativa.

Con Qualitus, puedes digitalizar tu sistema de calidad paso a paso, sin perder el control, y con la tranquilidad de que todo está bajo control.

✅ Empieza por donde más te duele: documentación, no conformidades o checklists. Nosotros te acompañamos en cada paso.

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Preguntas frecuentes sobre los errores en sistemas de calidad alimentaria

1. ¿Por qué se repiten los mismos errores en los sistemas de calidad?

Porque el sistema depende del papel, Excel o procedimientos manuales sin trazabilidad.

2. ¿La digitalización ayuda a pasar auditorías?

Sí, las empresas que usan Qualitus pasan auditorías IFS, BRC y FSSC 22000 sin problemas.

3. ¿Por dónde empezar a digitalizar?

Por el área que más te duele: documentación, checklists o no conformidades.

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