- 11 agosto, 2025
- Posted by: Enrique Roibas
- Categoría: Digitalizar calidad, Mejora Continua, Sistemas Gestión
El control de versiones de documentos es un problema para ti si te suena esta situación:
Calidad actualiza un registro.
Envías un correo avisando del cambio.
Pasa un tiempo… y descubres que todavía están usando la versión anterior.
No es falta de interés ni de compromiso.
Es que el sistema que usas —papel, Excel o carpetas compartidas— no garantiza que todo el mundo esté trabajando con la última versión de cada registro.
El resultado:
- Riesgo de no conformidades.
- Controles realizados con criterios antiguos.
- Estrés cada vez que llega una auditoría.
El problema del control de versiones de documentos en papel o Excel
En muchas empresas, el control de versiones es un reto constante porque:
- No hay trazabilidad real: no sabes con certeza quién tiene qué versión.
- Errores humanos inevitables: alguien tiene descargada una versión antigua y la imprime por inercia.
- Actualizaciones lentas: depende de que cada responsable sustituya manualmente la versión anterior.
- Auditorías complicadas: demostrar que todos usan la versión vigente requiere recopilar pruebas y capturas de pantalla.
📌 Ejemplo real: Calidad actualiza el procedimiento de limpieza. En planta se sigue usando el anterior porque es el que tenían descargado. El riesgo para la certificación es evidente.
Qué significa digitalizar el control de versiones de documentos en calidad
Digitalizar no es guardar el documento en PDF y subirlo a una carpeta.
Es garantizar que todo el mundo trabaja siempre con la versión correcta, sin margen de error.
En un sistema de calidad, el control de versiones es el proceso que asegura que todos los miembros de la empresa trabajen siempre con la versión vigente de un documento, procedimiento o instrucción de trabajo.
Esto evita errores, garantiza la trazabilidad y reduce los problemas en auditorías.
Con un software de control de versiones de documentos en calidad como Qualitus, esto significa:
- 📂 Repositorio único y centralizado: todos acceden siempre a la última versión.
- 🔄 Actualizaciones inmediatas: en cuanto calidad sube una nueva versión, se sustituye en todos los accesos.
- 🔐 Control de permisos: defines quién ve cada documento y desde dónde.
- 📝 Registro automático de cambios: sabes quién, cuándo y por qué modificó algo.
- 📱 Acceso en planta: desde móvil, tablet o PC, sin necesidad de imprimir.
Papel/Excel vs Qualitus: la comparativa real
Cómo cambia tu día a día con un software de control de versiones
Al implantar Qualitus, los cambios de versión dejan de ser un quebradero de cabeza:
- La nueva versión sustituye automáticamente a la anterior.
- El equipo recibe alertas inmediatas cuando hay un cambio.
- En planta solo pueden consultar la última versión.
- Queda registro de cuándo y quién consultó el documento.
Y todo esto, sin perseguir a nadie.
Te cuento un caso real
Esto dice una responsable de calidad que utiliza Qualitus
“Lo mejor es que ya no tengo que preguntar si tienen la versión correcta. Sé que la tienen, porque Qualitus no les deja trabajar con otra.”
Un año más así, ¿realmente es una opción?
Lo hemos visto mil veces:
- En auditoría, aparece un formato en planta que ya no es válido… y toca improvisar explicaciones.
- En producción, se sigue usando un registro anterior porque “era el que estaba en el ordenador”.
- En calidad, se pierde tiempo revisando quién tiene la copia correcta y quién no.
No es solo incómodo: afecta a la fiabilidad del sistema y a la confianza de la auditoría.
¿Te ayudamos a digitalizar el control de versiones de documentos?
Si en tu empresa aún circulan documentos obsoletos, el riesgo no es solo la pérdida de tiempo:
📌 Es una no conformidad segura tarde o temprano.
Ve cómo podrías digitalizar el control de versiones de tu documentación y eliminar este problema de raíz.
👉 Reserva tu conversación con Qualitus y descubre cómo aplicarlo en tu empresa sin rehacer todo tu sistema.
✅Preguntas frecuentes sobre el control de versiones de documentos en calidad
1.¿Qué es el control de versiones en un sistema de calidad?
Es el proceso que asegura que todos los miembros de la empresa trabajen siempre con la versión vigente de un documento, procedimiento o instrucción de trabajo, evitando errores y problemas en auditorías.
2.¿Por qué es un problema usar papel o Excel para el control de versiones?
Porque depende de que las personas actualicen manualmente los documentos, lo que genera riesgo de usar versiones obsoletas, falta de trazabilidad y más trabajo en auditorías.
3.¿Qué ventajas tiene un software para el control de versiones de documentos como Qualitus?
Qualitus centraliza toda la documentación, actualiza versiones automáticamente, controla accesos y deja trazabilidad de cada cambio, garantizando que solo esté disponible la última versión en planta.
4. ¿Puedo digitalizar solo el control de versiones de documentos sin cambiar todo mi sistema de calidad?
Sí, puedes implantar Qualitus únicamente para la gestión documental y, más adelante, conectar otros módulos como checklist, no conformidades o APPCC.
¿Tienes más dudas?, revisa nuestras Preguntas frecuentes
La imagen de portada de este artículo es de Freepik en Freepik
Deja una respuesta
Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.
