Qué son las políticas en una empresa

Las políticas de una empresa son directrices o normas establecidas por la organización para guiar el comportamiento de los empleados y la toma de decisiones en distintos ámbitos. 

Estas políticas reflejan la cultura, los valores y los objetivos estratégicos de la empresa, asegurando que todas las áreas trabajen alineadas con su visión y misión.

Las políticas de una empresa sirven para proporcionar un marco de referencia que guía el comportamiento de los empleados y la toma de decisiones dentro de la organización. 

Son fundamentales para establecer orden, coherencia y eficiencia en todas las áreas de la empresa.

Veamos más detalladamente para qué sirven las políticas de una empresa.

¿Para qué sirven las políticas de una empresa?

Vamos a ver para qué sirven las polítcas de una empresa pensando en la política de calidad y seguridad alimentaria de una empresa.Esta serviría para:

1. Asegurar el cumplimiento normativo:
   • En empresas de alimentación certificadas en IFS, BRC o FSSC 22000, las políticas garantizan el cumplimiento de normativas de seguridad alimentaria, trazabilidad y gestión de riesgos.
   • Ejemplo: Una política de seguridad alimentaria define las reglas para prevenir contaminación cruzada y garantizar la inocuidad de los productos.
2. Estandarizar procesos y garantizar calidad:
   • Proveen un marco de referencia para que los procedimientos se realicen de manera uniforme y eficiente.
   • Ejemplo: Una política de control de proveedores define los criterios que deben cumplir los proveedores para garantizar la calidad de las materias primas.
3. Facilitar la toma de decisiones:
   • Sirven de guía para que los empleados sepan cómo actuar en situaciones específicas sin depender siempre de la supervisión de un superior.
   • Ejemplo: Una política de gestión de crisis establece los pasos a seguir en caso de una alerta sanitaria o retiro de producto del mercado.
4. Fortalecer la cultura organizacional:
   • Definen los valores y principios de la empresa, creando una identidad compartida entre los empleados.
   • Ejemplo: Una política de cultura de seguridad alimentaria fomenta la responsabilidad de todos los trabajadores en el cumplimiento de los estándares de calidad e higiene.
5. Reducir riesgos y prevenir problemas:
   • Ayudan a minimizar errores operativos, problemas legales y conflictos internos.
   • Ejemplo: Una política de higiene y sanidad establece normas claras sobre la vestimenta, lavado de manos y uso de EPIs en la planta de producción.
6. Facilitar auditorías y certificaciones:
   • Un sistema de gestión bien documentado con políticas claras simplifica el proceso de auditoría y certificación.
   • Ejemplo: Una política de revisión documental establece cómo y cuándo deben actualizarse los registros del sistema de calidad.

¿Cuáles son los beneficios de establecer una política de empresa?

Beneficios de las políticas en una empresa

1. Estandarización de procesos: Facilitan que las tareas se realicen de manera consistente y predecible, reduciendo variabilidad y errores.
2. Mejora del cumplimiento normativo: Ayudan a garantizar que la empresa cumpla con regulaciones legales y certificaciones como IFS, BRC o FSSC 22000.
3. Facilitan la toma de decisiones: Proporcionan un marco claro para que los empleados sepan cómo actuar en diferentes situaciones sin depender de la supervisión constante.
4. Aumentan la eficiencia operativa: Reducen tiempos de respuesta y evitan improvisaciones que puedan generar problemas de calidad o seguridad.
5. Refuerzan la cultura organizacional: Ayudan a alinear a los empleados con los valores y objetivos de la empresa, favoreciendo un ambiente de trabajo coherente y motivador.
6. Disminuyen riesgos y conflictos: Al establecer reglas claras, se reducen malentendidos y se previenen situaciones que puedan afectar la operación o la reputación de la empresa.
7. Facilitan auditorías y certificaciones: Tener políticas bien documentadas es clave para demostrar el cumplimiento de estándares de calidad, seguridad alimentaria y responsabilidad social.
8. Favorecen la mejora continua: Una empresa con políticas claras puede evaluar mejor su desempeño y realizar ajustes para optimizar sus procesos.

Pasos para preparar las políticas de una empresa

Elaborar las políticas de una empresa requiere claridad, alineación con la estrategia de la empresa y facilidad de aplicación. Los pasos esenciales son:

1. Definir el objetivo de la política

Pregunta clave: ¿Qué problema o necesidad aborda la política?

• Debe estar alineada con la misión, visión y valores de la empresa.
• Debe cumplir con normativas legales y requisitos de certificaciones.

Ejemplo: Si queremos crear una Política de Gestión de Proveedores, el objetivo puede ser:
“Establecer los criterios y requisitos para la selección, evaluación y seguimiento de proveedores para garantizar la calidad, seguridad y cumplimiento normativo en la cadena de suministro.”

2. Identificar el alcance de la política

Pregunta clave: ¿A quién aplica y en qué áreas de la empresa?

• Define si afecta a todos los empleados o solo a ciertos departamentos.
• Puede incluir proveedores, clientes u otros actores clave.

Ejemplo:
“Esta política aplica a todos los proveedores de materias primas, envases y servicios críticos para la empresa, así como al equipo de compras y calidad encargado de su gestión.”

3. Desarrollar las normas y directrices

Pregunta clave: ¿Cuáles son las reglas o principios que deben seguirse?

• Establece las acciones permitidas y prohibidas.
• Usa un lenguaje claro y sin ambigüedades.
• Si es necesario, incorpora referencias a leyes o certificaciones.

Ejemplo de directrices en una Política de Gestión de Proveedores:

• Requisitos de selección: Los proveedores deben cumplir con certificaciones como IFS Broker, ISO 22000 o equivalentes.
• Evaluación inicial: Se realizará una auditoría de homologación antes de la primera compra.
• Seguimiento: Se evaluará el desempeño del proveedor anualmente en base a calidad, puntualidad y cumplimiento normativo.

4. Definir responsabilidades y roles

Pregunta clave: ¿Quién es responsable de aplicar y supervisar la política?

• Asigna responsables específicos (Ej: Director de Calidad, Responsable de Compras).
• Indica cómo se reportarán problemas o incumplimientos.

Ejemplo:
“El Departamento de Calidad será responsable de auditar y aprobar a los proveedores, mientras que el Departamento de Compras garantizará que solo se trabajen con proveedores homologados.”

5. Establecer mecanismos de seguimiento y mejora

Pregunta clave: ¿Cómo se verificará el cumplimiento y se actualizará la política?

• Define auditorías internas o revisiones periódicas.
• Incluye acciones correctivas ante incumplimientos.
• Permite revisiones para adaptarse a cambios normativos.

Ejemplo:
“La política será revisada anualmente por el Comité de Calidad y revisada cada vez que haya un cambio en la normativa aplicable.”

Veamos ahora cuáles son las principales políticas de una empresa

Principales políticas de una empresa

1. Política de Calidad y Seguridad Alimentaria (esencial en el sector alimentario)

Define el compromiso de la empresa con la inocuidad de los productos, el cumplimiento de normativas y certificaciones (IFS, BRC, FSSC 22000) y la mejora continua del sistema de calidad.

Ejemplo:

• Control de materias primas y proveedores.
• Implementación de APPCC.
• Gestión de trazabilidad y retiros de producto.

2. Política de Medioambiente y Sostenibilidad (clave para certificaciones ESG y normativas ambientales)

Compromiso con la reducción del impacto ambiental, gestión eficiente de residuos, uso responsable de recursos y cumplimiento de regulaciones ambientales.

Ejemplo:

• Reducción del consumo de agua y energía en la planta.
• Uso de envases biodegradables o reciclables.
• Minimización de desperdicio alimentario.

3. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo (obligatoria según normativas de prevención de riesgos laborales – PRL)

Establece medidas para garantizar un entorno seguro para los empleados, prevenir accidentes y enfermedades laborales.

Ejemplo:

• Uso obligatorio de EPIs (Equipos de Protección Individual).
• Protocolos de emergencia y primeros auxilios.
• Formación en seguridad laboral.

4. Política de Recursos Humanos y Código de Conducta

Define las normas de comportamiento y valores corporativos, estableciendo derechos y deberes de los empleados y medidas contra el acoso o la discriminación.

Ejemplo:

• Igualdad de oportunidades en la contratación.
• Prohibición de discriminación por género, raza o religión.
• Protocolo contra el acoso laboral.

5. Política de Gestión de Proveedores (relevante en empresas con certificaciones de calidad y sostenibilidad)

Establece los criterios para la selección, evaluación y control de proveedores para asegurar la calidad y seguridad de materias primas y servicios.

Ejemplo:

• Auditorías periódicas a proveedores.
• Requisitos de cumplimiento de certificaciones (IFS Broker, ISO 22000).
• Evaluación de proveedores en función de desempeño y sostenibilidad.

6. Política Anticorrupción y Ética Empresarial (importante en empresas con compromisos ESG o comercio internacional)

Compromiso de la empresa con la transparencia, la lucha contra la corrupción y el cumplimiento de regulaciones legales y éticas.

Ejemplo:

• Prohibición de sobornos o regalos a clientes/proveedores.
• Declaración de conflictos de interés.
• Cumplimiento de normativas como el Código de Buen Gobierno.

7. Política de Seguridad de la Información y Protección de Datos (necesaria para cumplir con GDPR o normativas ISO 27001)

Garantiza la protección de datos personales y la seguridad de la información interna de la empresa.

Ejemplo:

• Control de acceso a datos sensibles.
• Prohibición de compartir información confidencial con terceros.
• Medidas contra ciberataques y fraudes digitales.

8. Política de Servicio al Cliente (clave en empresas con atención al consumidor o clientes B2B/B2C)

Define los estándares de atención al cliente, resolución de quejas y tiempos de respuesta.

Ejemplo:

• Garantía de respuesta a reclamaciones en 48 horas.
• Política de devoluciones y gestión de incidencias.
• Encuestas de satisfacción para mejorar la experiencia del cliente.

9. Política de Innovación y Desarrollo (relevante en empresas que buscan mejorar procesos y productos continuamente)

Fomenta la innovación en productos, servicios y procesos para mantener la competitividad en el mercado.

Ejemplo:

• Inversión en I+D+i para mejorar la eficiencia energética.
• Desarrollo de nuevos productos sin alérgenos o con etiquetado limpio.
• Colaboración con universidades o centros tecnológicos.

10. Política de Comunicación Interna y Cultura Empresarial

Establece cómo se transmiten los valores, objetivos y mensajes dentro de la empresa para garantizar un equipo alineado.

Ejemplo:

• Canales internos de comunicación (boletines, reuniones de equipo).
• Espacios para la participación de empleados en la toma de decisiones.
• Medidas para fomentar el compromiso y motivación del equipo.

Y si nos centramos en la política de Calidad y Seguridad Alimentaria, ¿cuáles son sus claves?

Política de Calidad y Seguridad Alimentaria según IFS, BRC y FSSC 22000

Las normas IFS, BRC y FSSC 22000 exigen que las empresas alimentarias dispongan de una Política de Calidad y Seguridad Alimentaria bien definida.

Esta política debe reflejar el compromiso de la empresa con la inocuidad de los alimentos y el cumplimiento de los requisitos legales y normativos.

Elementos clave que debe incluir la política

1.Compromiso de la Dirección

• Declaración explícita del compromiso de la alta dirección con la calidad e inocuidad alimentaria.
• Garantía de recursos suficientes para implementar y mejorar el sistema de gestión de seguridad alimentaria.

2.Cumplimiento legal y normativo

• Compromiso de cumplir con la legislación vigente en seguridad alimentaria (Ej. Reglamento (CE) 852/2004).
• Cumplimiento con los requisitos de las certificaciones aplicables (IFS, BRC, FSSC 22000).

3.Aplicación de un sistema basado en APPCC

• Asegurar la implantación de un sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico (APPCC).
• Aplicar principios de control preventivo para minimizar riesgos en toda la cadena de producción.

4.Cultura de Seguridad Alimentaria (requisito clave en IFS y BRC v9)

• Promoción de una cultura de seguridad alimentaria en todos los niveles de la empresa.
• Fomento de la formación y concienciación del personal en inocuidad alimentaria.

5.Gestión de Proveedores y Materias Primas

• Garantizar que todos los proveedores sean evaluados y aprobados conforme a estándares de calidad y seguridad.
• Asegurar la trazabilidad de materias primas y productos terminados.

6.Mejora Continua y Revisión del Sistema

• Compromiso con la revisión periódica del sistema de seguridad alimentaria.
• Uso de indicadores de desempeño (KPI) para medir la eficacia del sistema.
• Realización de auditorías internas y externas.

7.Comunicación Interna y Externa

• Definir cómo se informará al personal sobre cambios o actualizaciones en seguridad alimentaria.
• Establecer protocolos para la gestión de crisis y alertas alimentarias.

8.Responsabilidades Claras

• Asignar roles específicos dentro de la empresa para garantizar la aplicación de la política.
• Identificar responsables de control de calidad, producción y seguridad alimentaria.

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¿Cómo se utilizan las políticas de una empresa?

1. Creación y definición de políticas

Las políticas deben redactarse de manera clara, alineadas con los objetivos estratégicos y regulaciones aplicables.

• Deben ser específicas, medibles y aplicables.
• Deben contar con el respaldo de la alta dirección.

Ejemplo:

Una empresa de alimentación define una Política de gestión de alérgenos donde establece:

• Qué materias primas pueden contener alérgenos.
• Cómo deben almacenarse y manipularse.
• Qué medidas de control se aplicarán para evitar contaminación cruzada.

2. Comunicación y formación

• Las políticas deben comunicarse a todo el personal de manera efectiva.
• Se deben realizar formaciones periódicas para asegurar que los empleados las comprendan y cumplan.

Ejemplo:

Un nuevo empleado recibe capacitación sobre la Política de buenas prácticas de manufactura (BPM) al incorporarse.

3. Implementación y aplicación

• Deben integrarse en el día a día de la empresa mediante procedimientos y controles.
• Su cumplimiento debe ser obligatorio para todos los empleados.

Ejemplo:

La empresa implementa un Checklist de inspección de higiene basado en la Política de sanidad e higiene para verificar el cumplimiento diario de las normas.

4. Monitoreo y seguimiento

• Es importante evaluar regularmente si las políticas se están cumpliendo.
• Se pueden realizar auditorías internas, inspecciones y revisiones de desempeño.

Ejemplo:

La empresa revisa trimestralmente su Política de seguridad alimentaria para verificar su efectividad y hacer mejoras si es necesario.

5. Actualización y mejora continua

• Las políticas deben actualizarse cuando haya cambios en la normativa, el mercado o los procesos internos.
• Se pueden ajustar en función de auditorías y feedback de los empleados.

Ejemplo:

Tras una auditoría externa, la empresa detecta una debilidad en su Política de control de proveedores y decide reforzarla con nuevos requisitos.

Preguntas frecuentes sobre la Política de Calidad y Seguridad Alimentaria

1. ¿Es obligatoria la política de calidad y seguridad alimentaria?

Sí. IFS, BRC y FSSC 22000 exigen que la empresa tenga una política documentada y que la dirección la comunique a todos los empleados.

2. ¿Quién debe firmar la política?

La alta dirección, generalmente el Gerente General o Director de Calidad.

Su firma demuestra compromiso y liderazgo en seguridad alimentaria.

3. ¿Cada cuánto tiempo debe revisarse la política?

Al menos una vez al año.

También debe actualizarse si hay cambios normativos, en la estrategia de la empresa o en requisitos de certificación.

4. ¿Cómo demostrar en una auditoría que la política está implementada?

Los auditores buscan evidencias tangibles, como:

• Firma y fecha en el documento.
• Comunicación interna: carteles en la planta, reuniones de equipo o capacitaciones.
• Formación de empleados: registros de sesiones sobre la política.
• Aplicación en procesos: que las directrices de la política se reflejen en procedimientos y registros operativos.

5. ¿Cuál es la diferencia entre la política de calidad y seguridad alimentaria y la política de cultura de seguridad alimentaria?

La política de calidad y seguridad alimentaria es un documento general que establece compromisos y requisitos en seguridad alimentaria.

La política de cultura de seguridad alimentaria se enfoca en el comportamiento y la mentalidad de los empleados para garantizar que la seguridad alimentaria sea un valor dentro de la empresa.

💡 Desde la versión 9 de IFS y la versión 9 de BRC, la cultura de seguridad alimentaria es un requisito clave y debe ser evaluada en auditorías.

6. ¿Debe incluirse en la política la gestión de proveedores?

Sí, especialmente en BRC e IFS, que exigen controles estrictos sobre proveedores y materias primas.

Es recomendable mencionar en la política que la empresa trabaja con proveedores homologados y realiza auditorías periódicas.

7. ¿Debe la política mencionar objetivos cuantificables?

No es obligatorio, pero es recomendable.

En lugar de objetivos específicos, lo ideal es comprometerse con la mejora continua a través de indicadores (KPI).

Ejemplo:
“Nos comprometemos a revisar anualmente nuestro sistema de gestión de seguridad alimentaria, utilizando indicadores clave de desempeño para evaluar su eficacia y promover la mejora continua.”

8. ¿Qué pasa si los empleados no conocen la política en una auditoría?

Si un auditor pregunta a un operario sobre la política y este no la conoce, puede ser una no conformidad.

Para evitarlo, la empresa debe:

• Incluir la política en la formación inicial de empleados.
• Realizar recordatorios periódicos (cartelería, reuniones).
• Explicar la política en términos simples y claros.

9. ¿La política debe estar disponible para clientes y otras partes interesadas?

Sí, se recomienda que esté accesible en la página web de la empresa y se facilite a clientes y autoridades si lo solicitan.

10. ¿Qué diferencia hay entre la política de calidad y seguridad alimentaria y el manual de calidad?

La política de calidad y seguridad alimentaria es un documento breve que expresa el compromiso de la empresa.

El manual de calidad (si la empresa lo tiene) es un documento más extenso, con los procedimientos y detalles operativos del sistema de gestión de calidad y seguridad alimentaria.

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