- 14 mayo, 2024
- Posted by: Enrique Roibas
- Categoría: Cultura de seguridad alimentaria, Mejora Continua, Sistemas Gestión
Optimiza la gestión de calidad con Kanban
El método Kanban ayuda al equipo de calidad a optimizar la gestión del Sistema de Calidad por su facilidad para organizar el trabajo y la capacidad de que todos los miembros del equipo conozcan la situación exacta de cada una de las tareas.
¿Quieres saber cómo utilizarlo?
Descubre como el método Kanban optimiza la gestión de calidad con su enfoque visual y la mejora continua del flujo de trabajo.
¿Qué es el método Kanban?
El método Kanban es un enfoque de gestión de procesos que se centra en la visualización y la optimización del flujo de trabajo.
Se originó en la industria automotriz japonesa, especialmente en Toyota, a fines de la década de 1940 y principios de la década de 1950.
Kanban se ha expandido para ser utilizado en una amplia variedad de contextos, desde la fabricación hasta el desarrollo de software y la gestión de proyectos.
El término “Kanban” proviene del japonés y significa “tarjeta visual” o “tablero visual”.
En su forma más básica, Kanban utiliza un tablero dividido en columnas que representan diferentes etapas de un proceso de trabajo, y tarjetas que representan las tareas individuales.
Cada tarjeta se mueve a través de las columnas según avanza su progreso, lo que permite a todos los miembros del equipo visualizar el flujo de trabajo en tiempo real.
Características del método Kanban
Sus 6vprincipales características son:
1. Visualización del trabajo
Kanban se basa en la visualización del flujo de trabajo a través de un tablero Kanban, que muestra claramente el estado de cada tarea o elemento de trabajo.
Esto facilita al equipo la comprensión del progreso del trabajo y ayuda a identificar cualquier cuello de botella o área problemática de manera rápida.
2. Limitación del trabajo en curso
Debes establecer un límite en la cantidad de elementos de trabajo que pueden estar en progreso en cualquier momento.
Esto os ayudará a evitar la sobrecarga del equipo y a mantener un flujo de trabajo constante, lo que a su vez reduce los tiempos de entrega y mejora la eficiencia general.
3. Enfoque en el flujo de trabajo
Kanban pone un énfasis significativo en la gestión del flujo de trabajo.
Se busca eliminar los obstáculos y optimizar el proceso para lograr un flujo continuo y eficiente de trabajo desde el inicio hasta la finalización.
4. Flexibilidad y adaptabilidad
Kanban es altamente adaptable y puede aplicarse a una variedad de contextos y procesos.
Permite a los equipos ajustar y modificar el flujo de trabajo según sea necesario para satisfacer las necesidades cambiantes del proyecto o del entorno.
5. Mejora continua
Kanban fomenta la cultura de mejora continua al facilitar la identificación de áreas de mejora y la implementación de ajustes en el proceso de manera regular.
Esto permite a los equipos optimizar continuamente su rendimiento y adaptarse a nuevas condiciones y desafíos.
6. Transparencia y colaboración
Al visualizar el trabajo en un tablero Kanban, se promueve la transparencia en todo el equipo.
Todos los miembros tienen una comprensión clara del estado del trabajo y pueden colaborar de manera efectiva para abordar problemas y avanzar en las tareas.
Ya conocemos sus características, veamos ahora cómo funciona.
¿Cómo funciona Kanban?
El método Kanban funciona mediante la implementación de un sistema visual, el tablero que veremos luego, para gestionar el flujo de trabajo de tu equipo.
Para ponerlo en marcha sigue estos 6 pasos:
Paso 1. Visualización del trabajo
Empieza por visualizar todas las tareas o elementos de trabajo en tu tablero Kanban (en Qualitus es la pared de una sala de reuniones).
Este tablero suele estar dividido en columnas que representan diferentes etapas del proceso, como “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”.
Cada tarea se representa como una tarjeta en el tablero.
Paso 2. Stop starting, start finishing
Debes priorizar el trabajo que está en curso sobre aquel que se debe empezar.
Establece un límite en la cantidad de tarjetas que pueden estar en progreso en cada etapa del proceso.
Esto evita la sobrecarga del equipo y mantiene un flujo de trabajo equilibrado.
Paso 3. Movimiento de tarjetas
A medida que el equipo avanza en una tarea, la tarjeta correspondiente se mueve a través de las columnas del tablero, desde “Por hacer” hasta “Hecho”.
Así todos los miembros del equipo pueden visualizar el progreso del trabajo en tiempo real.
Paso 4. Gestión del flujo de trabajo
Presta atención a la gestión del flujo de trabajo para garantizar un flujo continuo y eficiente.
El objetivo es que identifiques y resuelvas cuellos de botella y otros obstáculos que puedan ralentizar el proceso.
Paso 5. Reuniones regulares de seguimiento
El equipo se reúne periódicamente para revisar el tablero Kanban, discutir el progreso del trabajo, identificar problemas y realizar ajustes en el proceso según sea necesario.
En Qualitus estas reuniones son diarias, tienen una duración máxima de 10 minutos y cada miembro del equipo contesta 3 cuestiones, qué tareas hizo ayer, qué tareas va a hacer hoy y qué dificultades se encontró para realizar la tarea y si necesita ayuda para superarlas.
Así estas reuniones son oportunidades para la retroalimentación y la mejora continua.
Paso 6. Flexibilidad y adaptabilidad
Kanban es muy flexible y adaptable, puedes ajustar el diseño del tablero y el proceso de trabajo a los cambios en las prioridades del equipo o en las condiciones del proyecto.
Tablero Kanban
El tablero Kanban es la herramienta visual que usarás para gestionar el flujo de trabajo de tu equipo.
Consiste en un tablero dividido en columnas que representan diferentes etapas del proceso, y tarjetas que representan las tareas individuales o elementos de trabajo.
Te dejamos los elementos típicos de un tablero Kanban:
1. Columnas
Cada columna en el tablero representa una etapa específica del proceso de trabajo. Las columnas suelen tener títulos que describen estas etapas, como “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”.
El número y el nombre de las columnas pueden variar según las necesidades y la complejidad del proyecto.
2. Tarjetas
Cada tarea o elemento de trabajo se representa como una tarjeta en el tablero.
Las tarjetas contienen información relevante sobre la tarea, como su descripción, estado actual, fecha de vencimiento, asignación de responsables, y cualquier otra información, como el resultado de la tarea.
Las tarjetas se mueven a través de las columnas del tablero a medida que avanza su progreso en el proceso.
3. Límite de trabajo en curso
Establece un límite en la cantidad de tarjetas que pueden estar en cada columna en un momento dado.
Este límite ayuda a evitar la sobrecarga del equipo y a mantener un flujo de trabajo equilibrado.
4. Indicadores visuales
Es bueno utilizar indicadores visuales, como colores o símbolos, para resaltar ciertas características o estados de las tarjetas en el tablero.
Por ejemplo, una tarjeta que se está retrasando puede marcarse con un color diferente para llamar la atención sobre ella.
5. Actualización y mantenimiento
También es importante que el tablero Kanban se actualice y mantenga regularmente para reflejar con precisión el estado actual del trabajo.
Para eso se utilizan las reuniones diarias que comentábamos antes, así se van moviendo las tarjetas a través de las columnas según avanza el trabajo, se actualiza la información en las tarjetas, etc.
Kanban para los equipos de calidad
El método Kanban es ayuda a los equipos de calidad a optimizar la gestón de calidad ya que mejora de los procesos relacionados con el control y seguridad alimentaria.
Pero, ¿en que te puede ayudar?, por ejemplo te facilita:
1. Gestión de incidencias y No conformidades
Puedes empezar a usar el método Kanban para mejorar la gestión de la calidad mediante un tablero Kanban para gestionar las incidencias y No conformidades identificadas durante el proceso productivo o en las inspecciones.
Cada incidencia se representa como una tarjeta en el tablero, y se mueve a través de las columnas del tablero a medida que se investiga, corrige y verifica.
2. Seguimiento de controles y revisiones
Tambien puedes potenciar la gestión de la calidad con Kanban mediante un seguimiento de los controles realizados y cualquier otro proceso relacionado con aseguramiento de la calidad.
Las tarjetas en el tablero pueden representar diferentes tipos de controles o revisiones, y pueden moverse a través de las columnas del tablero para indicar su estado actual.
3. Identificación y resolución de problemas de calidad
Ayuda a los equipos de calidad a identificar y resolver los problemas del Sistema de Calidad de manera más eficiente.
Los tableros Kanban pueden incluir columnas específicas para las diferentes categorías de problemas, como defectos, errores de diseño, problemas de fabricación, etc.
Las tarjetas se mueven a través de estas columnas a medida que se investigan y se resuelven los problemas.
4. Mejora continua
Una de las aplicaciones más interesantes, con Kanban puedes fomentar la mejora continua al proporcionar una visualización clara de los procesos de calidad y al facilitar la identificación de áreas de mejora.
Los equipos de calidad pueden utilizar tableros Kanban para realizar un seguimiento de las métricas de calidad, identificar tendencias y tomar medidas correctivas o preventivas según sea necesario.
5. Colaboración y comunicación
Otra de las formas en las que puedes utilizar el método Kanban para maximizar la calidad es facilitando la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo de calidad y otros equipos dentro de tu empresa.
Al visualizar el trabajo en un tablero Kanban, todos los miembros del equipo tienen una comprensión clara del estado del trabajo y pueden colaborar de manera efectiva para abordar los problemas de calidad y lograr los objetivos del proyecto.
En este sentido, las reuniones diarias son una herramienta clave de esa comunicación.
Veamos ahora ejemplos concretos y cómo se emplearía este método.
¿Quieres empezar con el método Kanban usando nuestra plantilla?
Optimizando la gestión de calidad con el método Kanban
Veamos ahora ejemplos concretos en los que aplicando el método Kanban el equipo de calidad puede optimizar la gestión del Sistema de calidad.
1. Gestión de Incidencias y Producto No Conforme:
Columnas del tablero Kanban: Por Hacer, En Progreso, En Revisión, Completado.
Tarjetas Kanban: Cada incidencia o retirada de producto se representa como una tarjeta Kanban. Esto incluye información sobre el producto afectado, el motivo de la retirada, acciones correctivas necesarias, y comunicación con los clientes.
Límites: Se establece un límite en la cantidad de incidencias o retiradas que pueden estar en proceso de resolución para garantizar una respuesta rápida y eficaz.
Priorización: Los Productos No Conformes que representan un mayor riesgo para la salud pública, cliente o empresa se priorizan para su investigación y resolución inmediata.
2. Programas de Auditoría y Cumplimiento Normativo
Columnas del tablero Kanban: Por Hacer, En Progreso, En Revisión, Completado.
Tarjetas Kanban: Cada auditoría planificada se representa como una tarjeta Kanban. Esto incluye la preparación de documentos, la realización de auditorías, la revisión de registros, y la implementación de acciones correctivas.
Priorización: Los puntos de la auditoría que puedan suponer un mayor riesgo de cumplimiento para la empresa se priorizan para su realización.
3. Gestión de Procesos de Producción
Columnas del tablero Kanban: Por Hacer, En Progreso, En Revisión, Completado.
Tarjetas Kanban: Cada etapa del proceso de producción se representa como una tarjeta Kanban. Por ejemplo, limpieza de equipos, preparación de ingredientes, cocción, envasado, etiquetado, y control de calidad.
Límites: Se establece un límite en la cantidad de productos que pueden estar en proceso en cada etapa del proceso de producción para garantizar un control adecuado y evitar la sobrecarga.
Priorización: Las tareas críticas para la seguridad alimentaria, como la limpieza y desinfección de equipos, se priorizan para garantizar su realización oportuna.
4. Control de Materias Primas
Columnas del tablero Kanban: Por Hacer, En Progreso, En Revisión, Completado.
Tarjetas Kanban: Cada materia prima a ser inspeccionada se representa como una tarjeta Kanban. Esta puede contener información sobre la fuente del insumo, fecha de entrega, fecha de vencimiento, proveedor, y resultados de análisis o inspección.
Priorización: Las materias primas con fechas de vencimiento más cercanas o aquellas asociados con mayores riesgos para la seguridad alimentaria se priorizan para su revisión y evaluación.
5. Gestión de formaciones
Columnas del tablero Kanban: Por Hacer, En Progreso, En Revisión, Completado.
Tarjetas Kanban: Cada formación se representa como una tarjeta Kanban. Esto incluye la planificación de sesiones, la preparación de materiales, la entrega de la formación, y la evaluación del impacto.
Límites: Se establece un límite en la cantidad de sesiones de formación que pueden estar en proceso al mismo tiempo para garantizar la calidad y eficacia de la entrega.
Priorización: Las formaciones relacionadas con áreas de mayor riesgo o cambios en los procesos de seguridad alimentaria se priorizan para garantizar que el personal esté debidamente capacitado y actualizado.
Kanban vs Scrum y la Metodología ágil
Kanban y Scrum son dos metodologías ágiles populares, y de hecho, es muy probable que las encuentras trabajando juntas.
Ambas comparten algunos principios fundamentales, pero tienen enfoques distintos en la gestión de proyectos.
Lo veremos con detalle en otro artículo, de momento te contamos que la metodología ágil se centra en la adaptación al cambio, la colaboración continua con el cliente y la entrega incremental de valor.
Y estos principios se utilizan en el desarrollo tanto Kanban como Scrum.
Ambas son metodologías flexibles y pueden adaptarse a diferentes tipos de proyectos y contextos.
Y que, mientras Kanban se centra en la mejora de procesos, Scrum se implementa para ayudar a los equipos a finalizar más trabajos y más rápido.
Las imágenes que acompañan a este artículo son de tonodiaz y redgreystock sen Freepik
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