La auditoría interna es una herramienta fundamental para garantizar la seguridad y la calidad de los productos.

Este aspecto, en el sector agroalimentario, no es solo una obligación legal, sino una necesidad estratégica para mantener la confianza de clientes y consumidores.

En este artículo, exploraremos qué es una auditoría interna, qué exigen las normas de seguridad alimentaria y cómo llevar a cabo una auditoría efectiva.

¿Qué es una auditoría interna?

Una auditoría interna es un proceso sistemático, independiente y documentado que permite evaluar si el sistema de gestión de seguridad alimentaria se está aplicando de manera eficaz.

Si nos centramos en el cumplimiento de los requisitos de normativas como IFS, BRC o FSSC 22000, su objetivo es identificar puntos de mejora y garantizar el cumplimiento de los requisitos de estas normas.

Objetivo de la auditoría interna

El objetivo principal de una auditoría interna es verificar la correcta implantación y mantenimiento del sistema de gestión de seguridad alimentaria.

Además, permite anticiparse a problemas que podrían derivar en no conformidades durante auditorías externas.

También ayuda a identificar ineficiencias en los procesos, promoviendo la mejora continua y asegurando que las políticas de seguridad alimentaria se cumplen en toda la organización.

Auditoría interna según las normas de seguridad alimentaria

Las principales certificaciones en seguridad alimentaria establecen requisitos específicos para la realización de auditorías internas:

• IFS Food: Exige auditorías internas periódicas para evaluar el sistema de gestión de seguridad alimentaria y detectar desviaciones antes de la auditoría de certificación.
• BRCGS Food Safety: Requiere un programa documentado de auditorías internas que abarque todos los requisitos del estándar y que garantice su cumplimiento.
• FSSC 22000: Establece la auditoría interna como una herramienta clave para la mejora continua del sistema de seguridad alimentaria.

Diferencias entre auditoría interna y auditoría externa

Las auditorías internas y externas tienen objetivos similares, pero se diferencian en varios aspectos clave:

• Auditoría interna: Se realiza dentro de la empresa por personal capacitado o consultores externos. Su función es evaluar el sistema de seguridad alimentaria y prepararlo para auditorías externas.
• Auditoría externa: La lleva a cabo un organismo certificador independiente para evaluar si la empresa cumple con los requisitos de la norma y puede obtener o mantener la certificación.

Beneficios de realizar auditorías internas

1. Detección temprana de desviaciones: Permite corregir problemas antes de una auditoría externa.
2. Mejora continua: Facilita la optimización del sistema de gestión.
3. Cumplimiento normativo: Ayuda a mantener la certificación en IFS, BRC o FSSC 22000.
4. Preparación del equipo: Asegura que el personal esté listo para responder a una auditoría externa.
5. Reducción de riesgos: Minimiza fallos que podrían afectar la seguridad alimentaria.

 Claves para una auditoría interna efectiva

Para que una auditoría interna sea útil y aporte valor, es fundamental seguir una metodología adecuada:

1 Planificación

Define un calendario de auditorías internas y establece qué procesos serán evaluados.

Usa checklists basados en los requisitos de la norma aplicable.

2 Ejecución

Realiza la auditoría con un enfoque objetivo.

Entrevista al personal, revisa documentación y observa los procesos en planta.

3 Análisis de hallazgos

Identifica desviaciones y oportunidades de mejora.

Clasifica las no conformidades según su gravedad.

4 Acciones correctivas

Define planes de acción para corregir las desviaciones detectadas y establece responsables y plazos.

Es importante que realices la correcta evalucación de las acciones correctivas para asegurarte de que han sido implantadas y verificadas.

5 Seguimiento

Verifica que las acciones correctivas se han implementado correctamente y que han sido eficaces.

Formularios y herramientas para auditoría interna

Para que una auditoría interna sea efectiva, es recomendable utilizar herramientas adecuadas, como checklists y cuadros de mando.

Cómo hacer un checklist de auditoría interna

Un checklist de auditoría interna debe incluir los requisitos de la norma aplicable y aspectos clave del sistema de seguridad alimentaria.

Un ejemplo de estructura podría ser:

1. Documentación del sistema de gestión: ¿Los procedimientos y registros están actualizados?
2. Control de proveedores: ¿Se han evaluado y aprobado correctamente?
3. Buenas prácticas de manufactura: ¿Se cumplen en todas las áreas?
4. Control de puntos críticos: ¿Se están monitoreando adecuadamente?
5. Acciones correctivas y preventivas: ¿Se han gestionado eficazmente las no conformidades detectadas?

Cuadro de mando de auditoría interna

Un cuadro de mando permite visualizar los resultados de las auditorías internas y facilita la toma de decisiones.

Algunos indicadores clave pueden ser:

• Número de no conformidades detectadas por área.
• Tiempo promedio de resolución de no conformidades.
• Cumplimiento de auditorías internas según el plan anual.

Puedes digitalizar tus auditorías internas con Qualitus

Gestionar auditorías internas con hojas de cálculo puede ser un proceso tedioso y propenso a errores.

Qualitus facilita la realización de auditorías internas con checklists digitales, seguimiento automatizado de no conformidades y generación de informes en tiempo real.

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Preguntas frecuentes sobre auditoría interna

1 ¿Con qué frecuencia se deben hacer las auditorías internas?

La frecuencia de las auditorías internas depende de la norma de certificación y del riesgo asociado a cada proceso. Sin embargo, lo más común es:

• IFS Food: Requiere auditorías internas completas al menos una vez al año, cubriendo todos los requisitos del estándar.
• BRCGS Food Safety: Exige un programa documentado de auditorías internas con una frecuencia basada en el riesgo, pero recomienda que cada área se audite al menos una vez al año.
• FSSC 22000: Obliga a realizar auditorías internas periódicas para cubrir todos los elementos del sistema de gestión, pero permite flexibilidad en la planificación.

Además de los requisitos normativos, se recomienda hacer auditorías internas adicionales en caso de cambios importantes en los procesos, incidentes o no conformidades graves.

2 ¿Quién puede hacer una auditoría interna?

Una auditoría interna debe ser realizada por una persona con formación en auditoría y conocimiento del estándar aplicable.

Puede ser:

• Un miembro del equipo de calidad: Siempre que sea independiente del proceso que audita.
• Un auditor interno capacitado dentro de la empresa: Puede ser de otro departamento para asegurar imparcialidad.
• Un consultor externo: Si se busca una visión objetiva y experta.

Lo importante es que el auditor tenga formación en auditoría interna y conozca los requisitos normativos.

3 ¿Cómo hacer un checklist de auditoría interna?

Un checklist de auditoría interna debe estar basado en los requisitos de la norma y los procedimientos internos de la empresa. Debe incluir:

1. Datos generales: Fecha, auditor, proceso auditado.
2. Cumplimiento documental: Evaluación de registros, procedimientos e instrucciones.
3. Inspección en planta: Observación de condiciones higiénico-sanitarias, prácticas operativas y control de procesos.
4. Entrevistas: Preguntas a los trabajadores sobre sus responsabilidades y conocimientos del sistema de seguridad alimentaria.
5. Evaluación de no conformidades: Registro de desviaciones y áreas de mejora.

Ejemplo de checklist de auditoría interna en una empresa de alimentación:

4 ¿Cuáles son las diferencias entre una auditoría interna y una auditoría externa?

5 ¿Cómo documentar y gestionar los hallazgos de una auditoría interna?

Es clave registrar y dar seguimiento a los hallazgos de la auditoría interna para garantizar la mejora continua. Se recomienda:

1. Registrar cada hallazgo en un informe con detalles claros.
2. Clasificar las no conformidades según su gravedad (críticas, mayores, menores).
3. Definir acciones correctivas y responsables con plazos claros.
4. Hacer un seguimiento para verificar la implementación de las acciones correctivas.
5. Usar software como Qualitus para digitalizar el proceso y asegurar trazabilidad.

6 ¿Qué hacer si en la auditoría interna se detectan muchas no conformidades?

Si aparecen muchas no conformidades, es importante priorizar la resolución de las más críticas. Se recomienda:

• Clasificar las desviaciones según su impacto en la seguridad alimentaria.
• Definir un plan de acción con responsables y plazos.
• Formar al personal si las no conformidades están relacionadas con desconocimiento de procedimientos.
• Realizar auditorías de seguimiento para comprobar que las acciones correctivas han sido eficaces.

La auditoría interna debe verse como una herramienta de mejora, no como un castigo.

7 ¿Cómo presentar los resultados de una auditoría interna a la dirección?

Para que la dirección tome decisiones basadas en la auditoría interna, es clave presentar los resultados de manera clara y concisa.

Se recomienda:

• Resumen ejecutivo: Destacar hallazgos clave y riesgos principales.
• Gráficos e indicadores: Mostrar el estado de cumplimiento de cada área.
• Acciones correctivas: Explicar qué problemas se han detectado y cómo se solucionarán.
• Recomendaciones: Proponer mejoras estratégicas para fortalecer el sistema de seguridad alimentaria.

Un cuadro de mando con KPIs definidos te va a ayudar a visualizar el desempeño del sistema de gestión.

8 ¿Cómo digitalizar la gestión de auditorías internas?

La digitalización mejora la eficiencia y trazabilidad de las auditorías internas. Algunas ventajas de usar herramientas como Qualitus incluyen:

• Checklists digitales: Para hacer auditorías en tiempo real.
• Registro automático de hallazgos: Evita errores manuales y pérdida de información.
• Seguimiento de acciones correctivas: Notificaciones y asignación de responsables.
• Generación de informes automáticos: Facilita la toma de decisiones.

La digitalización reduce el tiempo de gestión y aumenta la fiabilidad de las auditorías internas y el uso de software como Qualitus facilita la recopilación y análisis de estos datos en tiempo real, mejorando la eficiencia del sistema de auditoría interna.

La imagen de portada de este artículo es de prostooleh en Freepik

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