Automatizando los Checklist de inspección

Los checklist de inspección para la industria alimentaria son una herramienta muy utilizada por los departamentos de calidad, e incluso nos atreveríamos a decir que se utilizarían mucho más si el proceso fuese menos tedioso.

Por eso hoy vamos a repasar cómo automatizar los checklist de calidad, empezando por el proceso actual, revisando su automatización y entendiendo las diferencias.

Vamos allá.

Cómo trabajas ahora tus Checklist de inspección

Los pasos que realizas actualmente para realizar un checklist de Seguridad Alimentaria son más o menos los siguientes:

1. Inspección

Es la revisión de los puntos de esa inspección. Para ello utilizas el checklist correspondiente y sobre él vas revisando cada punto.
Puedes realizar mediciones o hablar con el personal del área para obtener información adicional o identificar posibles problemas no visibles.

2. Documentación de Hallazgos

En el propio checklist vas realizando el registro de todos los hallazgos, anotando cualquier incumplimiento o adjuntando fotografías que vas realizando con el teléfono móvil para dejar evidencia fotográfica de aquellos puntos en los que así lo consideres.

3. Análisis de Hallazgos

Analizas los hallazgos para determinar el nivel de conformidad con los estándares establecidos.
Se dan de alta las incidencias en el Excel de No Conformidades en el que las clasificas y priorizas según su gravedad.

4. Informe de Inspección

Elaboras un informe detallado que incluye una descripción del área inspeccionada, metodología utilizada, hallazgos, no conformidades, y recomendaciones.
En este informe adjuntas las evidencias fotográficas que has realizado.

5. Comunicación de Resultados

Este paso se hace de diversas formas, puedes programar una reunión con los responsables del área inspeccionada para discutir los hallazgos y las recomendaciones.
Puedes limitarte a comunicar las incidencias detectadas enviando un correo electrónico a cada uno de los responsables de su corrección inmediata con el plan de acción para solucionarlas.

6. Seguimiento

Vas recordando a los distintos responsables de la corrección de las incidencias que deben realizar esta tarea.
Una vez realizada la corrección verificas que se ha implementado correctamente y es efectiva.
Tienes en cuenta estas incidencias de cara la próxima inspección para confirmar que la corrección fue correcta y no se repite la incidencia.

7. Archivo y Registro

Archivas toda la documentación de la inspección.

¿Qué pasa cuando automatizas tus checklist de seguridad alimentaria?

Pues que el proceso descrito en el punto anterior sigue siendo el mismo y muchos de los pasos se realizan de forma automática.

Es decir, vas a seguir haciendo el proceso de siempre, pero de otra forma.

Veamos ejemplos concretos:

Documentación de hallazgos

En la documentación de los hallazgos no vas a tener el checklist de inspección por un lado y las fotografías por otro.
Toda la información está en el punto que a ti te interesa y ya no necesitas pasar las fotografías del móvil al ordenador.

Informe de inspección

Igual que antes, cuando tienes la información en una aplicación, el informe de la inspección ya está hecho. Olvídate de este paso.

Comunicación de hallazgos

Las No Conformidades se crean automáticamente, ya no tendrás que darlas de alta en el Excel.

Ahora solo tendrás que preocuparte de asignar la corrección de las mismas y decidir quién será la persona responsable para su corrección.

Seguimiento

Cuando digitalizas es la propia aplicación la que vigila que se realicen las correcciones.

Tú solo debes verificar que estas son adecuadas y se han realizado conforme a tus instrucciones.

Como puedes ver los pasos son los mismos y automatizarlos solo te genera ventajas

Ventajas de digitalizar tus checklist de inspección

Más precisos:

Eliminación de Errores Humanos: Las entradas automatizadas y las validaciones en tiempo real reducen significativamente los errores comunes en los checklists manuales, como la omisión de información o la escritura ilegible.

Datos Estandarizados: La digitalización asegura que todos los datos se recopilen de manera uniforme, facilitando el análisis y la comparación.

Más eficientes

Rapidez en la Captura de Datos: Completar un checklist digital es más rápido debido a la facilidad de uso de interfaces intuitivas y funciones como listas desplegables y casillas de verificación.

Automatización de Tareas: Las tareas repetitivas y administrativas, como la generación de informes y la notificación de no conformidades, se pueden automatizar, ahorrando tiempo y recursos.

Mejor acceso y almacenamiento de Información

Acceso Instantáneo: Los checklists digitales se pueden almacenar en la nube, permitiendo el acceso inmediato a los datos desde cualquier ubicación y dispositivo.
Seguridad de los Datos: La información se guarda de manera segura con copias de respaldo automáticas, reduciendo el riesgo de pérdida de datos por daños físicos o extravíos.

Mejor análisis de datos y toma de Decisiones

Análisis en Tiempo Real: Las plataformas digitales permiten el análisis instantáneo de los datos recopilados, facilitando la identificación de tendencias y áreas problemáticas.
Informes Detallados: Los sistemas pueden generar informes detallados y personalizados al instante, proporcionando a los gerentes insights cruciales para la toma de decisiones informadas.

Más sostenibles

Reducción de Papel: La transición a checklists digitales disminuye el uso de papel, contribuyendo a las iniciativas de sostenibilidad y reducción de residuos en la empresa.

Las ventajas son claras, tanto para la empresa como para el equipo de calidad.

Por último, resumamos las diferencias entre los Checklist digitales y los manuales

Diferencias Entre Checklists Digitales y Manuales

Precisión y Claridad

Manual: Sujeto a errores humanos, como escritura ilegible, datos omitidos o incorrectos.
Digital: Entrada de datos precisa y legible, con validaciones y campos obligatorios que aseguran la completitud.

Eficiencia de Procesos

Manual: Requiere más tiempo para completar, revisar y archivar. Las tareas administrativas, como la generación de informes, son lentas y propensas a errores.
Digital: Proceso más rápido y automatizado. Los informes se generan instantáneamente y las notificaciones se envían automáticamente.

Acceso y Almacenamiento

Manual: Los documentos en papel requieren espacio físico para su almacenamiento y son difíciles de acceder y compartir.
Digital: Almacenamiento en la nube, accesible desde cualquier lugar y dispositivo. Facilita la colaboración y el acceso remoto.

Análisis y Reportes

Manual: Análisis de datos tedioso y propenso a errores, con informes que deben ser compilados manualmente.
Digital: Análisis de datos en tiempo real con generación automática de informes detallados y personalizados.

Sostenibilidad

Manual: Uso intensivo de papel y recursos asociados (impresión, almacenamiento, transporte).
Digital: Reducción significativa del uso de papel, contribuyendo a las prácticas sostenibles de la empresa.

Solo nos queda preguntarte, si fuera un proceso más rápido, ¿harías más inspecciones?

Si es así y quieres saber los pasos que debes dar para digitalizar tus checklist, hemos preparado una Guía con los 7 pasos que debes dar.

Puedes descargarla gratis aquí

Las imágenes que acompañan a este artículo son de Lifestylememory en Freepik

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