Normalmente cuando hablamos de digitalización tenemos más claros los inconvenientes y los motivos por los que no dar el paso que los beneficios que podemos conseguir si la ponemos en marcha.

Por ese motivo, en Qualitus vamos a hacer una serie de artículos en los que explicaremos las diferencias entre hacer un proceso concreto de forma tradicional, papel, Excel, etc. y en formato digital

Y vamos a empezar por las inspecciones, por varios motivos:

1. Porque es uno de los procesos que más fácil y rápido se digitaliza.
2. Porque la adaptación al cambio de los usuarios es mínima.
3. Los beneficios obtenidos son grandes e inmediatos.

Además, el riesgo por el cambio es inexistente ya que, cómo veremos más adelante, las inspecciones se adaptan mejor a trabajar en forma digital que de forma manual.

👉 En Qualitus hemos diseñado Q-CHECK para digitalizar las inspecciones de Seguridad Alimentaria, si quieres más información, pincha aquí 👈

Así que si te estás preguntando cuáles son las diferencias entre hacer las inspecciones manuales y  las inspecciones digitales, sigue leyendo.

Las inspecciones hoy

Los checklist de inspección son una parte muy importante de un sistema de calidad y están presentes en todos aquellos sistemas bien diseñados y estructurados, especialmente si hablamos de sistemas certificados en alguna norma de Seguridad Alimentaria.

A pesar de esa importancia, la mayoría de las empresas las realizan en manual por lo que realizar una inspección es un proceso pesado, desde imprimir el checklist hasta la verificación de la corrección de cada incidencia, es un proceso lleno de tareas manuales a las que se dedica un tiempo excesivo.

¿Cuál es el objetivo de las inspecciones?

En este artículo de nuestro blog contestamos detalladamente a esta pregunta, pero básicamente el objetivo es “Anticiparse a los fallos que puedan ocasionar la aparición de peligros alimentarios y, por lo tanto, debe ser considerado como la mejor herramienta de reducción de riesgos alimentarios.”

Es decir, las inspecciones forman parte del sistema preventivo de nuestro sistema de calidad, y nos deben dar la posibilidad de detectar errores antes de que estos se conviertan en una no conformidad en producción, reclamación de cliente, etc.

De ahí su potencia, cuanto mayor seguridad apliquemos a las inspecciones, mayor cantidad de incidencias seremos capaces de identificar antes de que se convierta en un problema para la empresa.

¿Cómo se hacen las inspecciones?

El proceso para alcanzar este objetivo es más o menos el siguiente,

1. Revisas una serie de puntos para garantizar que el sistema funciona
2. Tomas imágenes de aquellos puntos en los que encuentras alguna incidencia.
3. Unificas toda la información en el ordenador.
4. Generas un informe de inspección.
5. Registras las incidencias.
6. Comunicas su corrección a las personas responsables.
7. Tienes las correcciones en la cabeza porque a esas personas responsables se les suele olvidar.
8. Una vez corregidas, verificas dicha corrección.

¿te reconoces en este proceso?, en el siguiente cuadro comparar este mismo proceso en manual, tal y como está descrito arriba y en digital.

Exacto, acabamos de automatizar de un plumazo 7 de los pasos del proceso. Tiene buena pinta, ¿verdad?, pero las ventajas solo empiezan aquí.

Ventajas de las inspecciones digitales

• Ahorro de tiempo: Para empezar el resultado es que puedes a ahorrar 1 hora de trabajo por inspección. Te lo repito, de un bien tan preciado y limitado como tu tiempo, digitalizar te da 1 hora cada vez que realizas una inspección, ¿ya sabes qué haría con ese tiempo?

• Anticiparse a los fallos: Recuerdas que al principio te decía que las inspecciones funcionan mejor en digital que en manual, repasemos el objetivo, Anticiparse a los fallos que puedan ocasionar la aparición de peligros. Si realizamos este proceso en manual, en la propia inspección identificamos esos fallos pero si te quedas ahí, estás haciendo solo una parte del trabajo, porque lo siguiente es analizar los datos que salen de las inspecciones para identificar áreas de mejora del sistema y, seamos sinceros, si trabajas en manual este paso te lo saltas siempre.

• Potenciar el Sistema: Una de las consecuencias del punto anterior, la digitalización de las inspecciones convierte la información en conocimiento que el equipo de calidad puede aplicar en eliminar áreas de mejora del Sistema, haciendo que sea cada vez más sólido.

• Nuevas posibilidades: Te permite aplicar nuevas formas de hacer las inspecciones como mediante comparación de imágenes. Puedes encontrar más información sobre este punto en el siguiente artículo.

Desventajas de la digitalización

Hemos visto las ventajas, pero también existen desventajas:

• Puesta en marcha del sistema: La principal desventaja es convertir los checklist a digital. Afortunadamente esta es una tarea que está automatizada y que se resuelve rápidamente.

• Adaptación del equipo: Efectivamente la adaptación del equipo también es una desventaja, en cualquier caso, con unas habilidades tecnológicas mínimas, saber usar whatsapp, el equipo es capaz de adaptarse al nuevo formato.

• Inversión: En principio no es necesario realizar una inversión en dispositivos, los checklist se pueden hacer en cualquier dispositivo móvil, teléfono o tablet. Sí es cierto que se debe pagar la aplicación, aunque según nuestros cálculos, cuando se realizan 4 inspecciones o más al mes resulta más barato realizarlas en digital que en manual.

En definitiva, en nuestra opinión la digitalización de las inspecciones es un paso sencillo que permite a los equipos de calidad digitalizar una parte de su sistema y empezar a beneficiarse de las ventajas de este modo de trabajo.

Iconos de este artículo realizados por Kiramshastry, Smashicons y Freepic de www.flaticon.com

Imágenes de este artículo de DCStudio en Freepik

Artículos relacionados:

OKR ¿qué son y como aplicarlos al departamento de calidad?

Los datos y Calidad

Automatizando los Checklist de inspección