Las no conformidades son parte inevitable de cualquier sistema de gestión de calidad. Pero también son oportunidades únicas para fortalecer nuestros procesos. 

Sin embargo, muchas veces se convierten en una carga burocrática que solo se atiende cuando hay una auditoría cerca. 

En este artículo, descubrirás todo lo que necesitas saber sobre no conformidades. Desde su definición hasta cómo digitalizarlas para hacer tu trabajo más eficiente.

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¿Qué son las No Conformidades?

Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito. Puede ser un requisito de una norma, de un procedimiento interno, de la legislación o de las especificaciones del cliente.

En términos simples: algo no está como debería estar.

Las no conformidades aparecen cuando comparamos la realidad con lo que esperamos. Esta comparación puede surgir durante auditorías internas, auditorías externas, inspecciones o en el día a día de la operación.

Las No Conformidades en las certificaciones de seguridad alimentaria

En seguridad alimentaria, las no conformidades tienen un peso especial. Los estándares como IFS, BRC y FSSC22000 no solo buscan el cumplimiento. Buscan la excelencia.

Cuando un auditor externo detecta no conformidades, estas pueden afectar directamente tu certificación. Pueden retrasar la obtención del certificado o incluso suspender una certificación vigente.

Pero aquí está la clave: las no conformidades también son señales de alarma temprana. Te ayudan a identificar debilidades antes de que se conviertan en problemas mayores.

Tipos de No Conformidades

Las no conformidades se clasifican según su gravedad e impacto:

No Conformidad Crítica

Son las más graves. Representan un riesgo inmediato para la seguridad alimentaria o el cumplimiento legal. Ejemplos típicos:

• Contaminación cruzada evidente
• Ausencia de controles de puntos críticos
• Incumplimiento de requisitos legales básicos

No Conformidades Mayores

Afectan significativamente al sistema de gestión. No representan un peligro inmediato, pero comprometen la eficacia del sistema. Por ejemplo:

• Falta de trazabilidad completa
• Ausencia de verificación de proveedores críticos
• Incumplimiento sistemático de procedimientos

No Conformidades Menores

Son desviaciones puntuales que no comprometen el sistema global. Ejemplos:

• Registros incompletos ocasionales
• Pequeñas desviaciones en la documentación
• Fallos menores en el mantenimiento

¿Mayor o menor? ¿Cómo se decide?

La diferencia principal está en el impacto y la sistematicidad:

No Conformidad Mayor:

• Afecta la capacidad del sistema para lograr sus objetivos
• Es sistemática o recurrente
• Puede comprometer la seguridad del producto
• Requiere acción inmediata y planificada

No Conformidad Menor:

• Es un incumplimiento aislado
• No compromete la eficacia del sistema
• Tiene impacto limitado
• Se puede corregir fácilmente

¿Y qué diferencia hay con una observación o desviación?

Esta distinción es crucial para una gestión efectiva:

Observación: Es una oportunidad de mejora. No es un incumplimiento, pero señala algo que podría mejorarse.

Desviación: Algo se ha apartado temporalmente de lo establecido, pero que se corrige de inmediato durante la auditoría.

No Conformidad: Es un incumplimiento confirmado que requiere acción correctiva formal.

¿Qué criterios se usan para clasificar las No Conformidades?

Evalúa varios factores:

1. Impacto en la seguridad alimentaria: ¿Pone en riesgo al consumidor?
2. Sistematicidad: ¿Es un caso aislado o un patrón?
3. Incumplimiento legal: ¿Viola requisitos legales?
4. Eficacia del sistema: ¿Compromete el funcionamiento del sistema de gestión?
5. Recurrencia: ¿Ha ocurrido antes?

¿Qué pasos debo seguir tras detectar una No Conformidad?

El proceso debe ser sistemático y eficaz:

1. Contención inmediata

• Identifica y aísla el problema
• Evalúa productos potencialmente afectados
• Implementa medidas de emergencia

2. Registrar la no conformidad

• Con datos claros y objetivos.

3. Investigación de causas

• Documenta los hechos
• Identifica la causa raíz
• Evalúa el alcance del problema

4. Corrección

• Elimina la no conformidad detectada
• Corrige los productos o procesos afectados

5. Acción correctiva

• Implementa acciones para prevenir recurrencias
• Modifica procesos o sistemas si es necesario

6. Verificación

• Confirma la eficacia de las acciones
• Realiza seguimiento temporal

Comprueba si comentes alguno de los errores más habituales en las No Conformidades

¿Cómo se redactan correctamente las No Conformidades?

Una buena redacción es clara y específica:

Estructura recomendada:

1. Requisito incumplido: Cita exacta del estándar o procedimiento
2. Evidencia objetiva: Hechos observados sin interpretaciones
3. Localización: Dónde ocurrió
4. Momento: Cuándo se detectó

Ejemplo Práctico:

“Requisito 4.2.1 del IFS: Los registros de temperatura deben mantenerse para todas las cámaras frigoríficas. Evidencia: En la cámara C-3, los registros de temperatura de los días 15, 16 y 18 de enero no están disponibles. Detectado durante auditoría interna del 20 de enero.”

¿Qué debe incluir el informe de No Conformidades?

Un informe completo debe contener:

• • Identificación única (número de no conformidad)
  • Fecha de detección
  • Responsable de la detección
  • Descripción detallada
  • Clasificación (crítica, mayor, menor)
  • Área/proceso afectado
  • Responsable asignado para la corrección
  • Corrección inmediata
  • Plazo de corrección
  • Estado actual

¿Cuál es la diferencia entre Corrección, Acción correctiva y Acción preventiva?

Es habitual no conocer la diferencia entre corrección, acción correctiva y acción preventiva, sin embargo es una distinción fundamental:

Corrección

• Qué es: Acción inmediata para eliminar la no conformidad
• Cuándo: Inmediatamente después de la detección
• Ejemplo: Cambiar un producto no conforme

Acción Correctiva

• Qué es: Acción para eliminar la causa de la no conformidad
• Cuándo: Después de investigar la causa raíz
• Ejemplo: Modificar un procedimiento deficiente

Acción Preventiva

• Qué es: Acción para prevenir no conformidades potenciales
• Cuándo: Cuando identificas riesgos futuros
• Ejemplo: Implementar controles adicionales en procesos críticos

¿Qué herramientas puedo usar para investigar las

No Conformidades?

Los 5 Porqués

Es la herramienta más simple y efectiva:

1. ¿Por qué ocurrió la no conformidad?
2. ¿Por qué sucedió esa causa?
3. ¿Por qué…? (continúa hasta llegar a la causa raíz)

Diagrama de Ishikawa (Espina de Pescado)

Útil para no conformidades complejas. Analiza causas en categorías:

• Método
• Mano de obra
• Máquina
• Material
• Medio ambiente
• Medición

Análisis de Pareto

Identifica las causas más frecuentes o impactantes. El 80% de los problemas suelen venir del 20% de las causas.

Análisis de Modo y Efecto de Fallo (AMEF)

Para no conformidades críticas. Evalúa probabilidad, severidad y detectabilidad.

¿Cómo puedo evitar la repetición de No Conformidades?

La prevención es más eficiente que la corrección:

1. Análisis de tendencias de las No conformidades

• Revisa patrones en tus no conformidades
• Identifica áreas problemáticas recurrentes
• Prioriza acciones preventivas

2. Formación específica

• Entrena al personal en áreas con más no conformidades
• Refuerza la importancia de los procedimientos
• Actualiza conocimientos regularmente

3. Mejora de procesos

• Simplifica procedimientos complejos
• Automatiza controles cuando sea posible
• Establece controles redundantes en puntos críticos

4. Comunicación efectiva

• Comparte lecciones aprendidas
• Mantén al equipo informado sobre cambios
• Fomenta la comunicación de problemas potenciales

¿Cómo convierto las No Conformidades en oportunidades de mejora?

Cambia la Perspectiva

Las no conformidades no son fracasos. Son datos valiosos sobre tu sistema. Cada una te dice dónde puedes mejorar.

Análisis Estratégico

• Agrupa no conformidades por proceso o área
• Prioriza según impacto y frecuencia
• Planifica mejoras sistemáticas

Involucra al Equipo

• Comparte resultados del análisis
• Pide ideas para mejoras
• Reconoce contribuciones positivas

Mide el Progreso

• Define indicadores de mejora
• Monitorea tendencias
• Celebra las mejoras conseguidas

¿Cómo puedo digitalizar el control y seguimiento de las No Conformidades?

La digitalización transforma la gestión de no conformidades. Te permite pasar de un enfoque reactivo a uno proactivo.

Con Qualitus puedes:

• Registrar no conformidades desde cualquier dispositivo.
• Asignar responsables y fechas límite automáticamente.
• Hacer seguimiento visual del estado de cada acción.
• Generar informes para auditorías sin tener que rebuscar carpetas.
• Analizar tendencias y áreas problemáticas con un clic.

¿Quieres conocer un Caso de éxito y saber cómo otras empreasa han digitalizado sus No Conformidades con Qualitus?

Conclusión: de la gestión reactiva a la proactiva

Las no conformidades son ventanas de oportunidad. Te muestran exactamente dónde tu sistema puede crecer y fortalecerse. La clave está en gestionarlas de manera sistemática y estratégica.

La digitalización no es opcional. Es una necesidad competitiva. Las empresas que abrazan herramientas como Qualitus no solo gestionan mejor sus no conformidades. Las convierten en ventajas competitivas reales.

¿Estás listo para transformar cómo gestionas las no conformidades? El cambio comienza con una decisión. Y esa decisión puede ser hoy.

La imagen de portada de este artículo es de fabrikasimf en Freepik

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