Automatizando el mantenimiento de la documentación de proveedores

¿Cuánto tiempo ahorrarías si automatizaras el mantenimiento de la documentación de tus proveedores?

Es más,

¿Qué podrías hacer con ese tiempo?

En una empresa de alimentación certificada en IFS, BRC, o ambas, el departamento de calidad desempeña un papel crucial en la gestión de la documentación relacionada con los proveedores, fichas técnicas, análisis de migración, certificaciones de seguridad alimentaria, entre otros.

Aunque la digitalización está en auge, muchas empresas todavía operan con sistemas manuales.

Esta forma de trabajar obliga a los equipos de calidad a realizan el mantenimiento más o menos de la siguiente manera:

• Con enormes y complicados ficheros de Excel.
• Manteniendo una comunicación por correo electrónico y telefónica con los proveedores para reclamar la documentación que necesitan.
• Revisando la documentación que reciben, archivándola, compartiendo la que consideran entre los demás departamentos implicados y actualizando su fichero de Excel.
• En la preparación de las auditorías, asegurándose que toda la documentación que mantienen está correcta y al día.

Antes de hablar de cómo se pueden automatizar todo el trabajo anterior, podemos entender por qué es tan importante realizar esta tarea.

Documentación de proveedores: Qué dicen IFS y BRC

La Norma BRC v9 establece un marco riguroso para la gestión y documentación de proveedores, asegurando que las empresas mantengan altos estándares de seguridad y calidad en toda su cadena de suministro.

Esto incluye la evaluación, aprobación, monitoreo continuo, auditorías y trazabilidad de los proveedores, con una sólida documentación de todos estos procesos.

Entre otras cosas hablamos de:

• Especificaciones de Producto: Los proveedores deben proporcionar y cumplir con especificaciones detalladas del producto, que deben ser documentadas y acordadas.
• Cumplimiento de Normativas: Los proveedores deben cumplir con todas las normativas legales y de seguridad alimentaria aplicables, y esto debe ser documentado.

Por su parte IFS en su versión 8 incluye requisitos específicos sobre la gestión y documentación de proveedores para asegurar la seguridad alimentaria y la calidad de los productos suministrados como, por ejemplo:

• Mantenimiento de Registros: La empresa debe mantener registros completos y actualizados de todos los procesos de selección, evaluación y monitoreo de proveedores. Estos registros deben estar disponibles para su revisión.
• Acceso a Información Crítica: La empresa debe asegurarse de tener acceso a toda la información crítica de los proveedores, como certificaciones de seguridad alimentaria, informes de auditoría y especificaciones de productos.

Por lo tanto, para las certificaciones IFS y BRC un mantenimiento correcto de la documentación de los proveedores es un requisito importante

Veamos ahora las ventajas de automatizar esta tarea

Ventajas de automatizar el mantenimiento de la documentación de proveedores

La digitalización de la vigilancia de la documentación de proveedores ofrece numerosas ventajas en comparación con los métodos manuales tradicionales.

Eficiencia Operativa

La digitalización elimina la necesidad de manejar y organizar grandes volúmenes de información, lo que reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para gestionar la documentación.

Esto permite a los empleados dedicar más tiempo a tareas críticas de producción y menos tiempo a labores administrativas.

Mejora de la Trazabilidad y Acceso a la Información

La capacidad de búsqueda avanzada permite localizar rápidamente cualquier documento, facilitando la respuesta a auditorías y consultas internas.

Además, el acceso remoto a la información permite que los equipos distribuidos colaboren de manera más eficaz y respondan a incidentes con mayor rapidez.

Reducción de Errores y Mayor Precisión

La entrada manual de datos y la gestión de documentos en papel son propensas a errores humanos.

La digitalización minimiza estos errores mediante la automatización de procesos como la entrada de datos y la verificación de documentos.

Los sistemas digitales pueden incluir controles automatizados que aseguran la integridad y la exactitud de la información, reduciendo el riesgo de errores que podrían comprometer la seguridad alimentaria.

Cumplimiento Normativo y Auditorías

Las normativas IFS y BRC requieren un riguroso mantenimiento de registros.

Los sistemas digitales facilitan el cumplimiento normativo al proporcionar herramientas para la gestión automatizada de auditorías, recordatorios para la renovación de certificaciones y generación de informes de cumplimiento.

Esto no solo asegura que la empresa cumpla con los requisitos normativos, sino que también mejora la preparación y la capacidad de respuesta durante las auditorías.

Seguridad y Control de Acceso

Los sistemas digitales ofrecen niveles avanzados de seguridad y control de acceso que no son posibles con los métodos manuales.

La encriptación de datos, los permisos basados en roles y los registros de auditoría aseguran que solo el personal autorizado pueda acceder y modificar los documentos.

Esto protege la información sensible y ayuda a prevenir el acceso no autorizado y la manipulación de datos.

Reducción de Costes

Sobre todo, en tiempo de dedicación del equipo de calidad a esta tarea.

Una empresa con 50 proveedores y 10 documentos por proveedor tiene un coste por documento de 5,00 euros si trabaja manualmente.

Este coste es 5 veces menor cuando pasa a trabajar en digital.

Diferencias entre realizar el mantenimiento manual y automático

Eficiencia Operativa

Mantenimiento Manual

• Tiempo de Procesamiento: Los procesos manuales son lentos y requieren mucho tiempo para recibir, revisar, clasificar y almacenar documentos.
• Carga Administrativa: El personal de calidad dedica una cantidad significativa de tiempo a tareas administrativas repetitivas, como la búsqueda de documentos y la actualización manual de registros.

Mantenimiento Digital

• Automatización de Procesos: La digitalización permite automatizar tareas repetitivas como la entrada de datos, el archivado y la búsqueda de documentos.
• Acceso Rápido: Los documentos pueden ser localizados y accedidos en segundos, lo que libera tiempo para que el personal se concentre en actividades de mayor valor añadido.

Precisión y Reducción de Errores

Mantenimiento Manual

• Propenso a Errores Humanos: La entrada de datos y la gestión de documentos en papel son susceptibles a errores humanos, como la transcripción incorrecta de información y la pérdida de documentos.
• Dificultad en la Actualización: Mantener la documentación actualizada puede ser complicado y propenso a errores, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de documentos.

Mantenimiento Digital

• Minimización de Errores: La automatización reduce la probabilidad de errores humanos al permitir la entrada de datos precisa y la verificación automática de documentos.
• Actualización Instantánea: Los documentos pueden ser actualizados en tiempo real, asegurando que siempre se disponga de la información más reciente y precisa.

Cumplimiento Normativo

Mantenimiento Manual

• Compilación Tediosa: Compilar la documentación necesaria para auditorías y verificaciones de cumplimiento puede ser un proceso lento y laborioso.
• Riesgo de No Conformidad: La dificultad para mantener registros actualizados y completos puede resultar en no conformidades durante las auditorías.

Mantenimiento Digital

• Facilidad de Cumplimiento: Los sistemas digitales pueden generar informes de cumplimiento automáticamente y enviar recordatorios para la renovación de certificaciones.
• Preparación para Auditorías: La documentación puede ser organizada y presentada de manera eficiente durante las auditorías, mejorando la capacidad de respuesta y el cumplimiento normativo.

Seguridad y Control de Acceso

Mantenimiento Manual

• Riesgo de Pérdida y Daño: Los documentos en papel son vulnerables a daños físicos, pérdidas y accesos no autorizados.
• Control de Acceso Limitado: Es difícil restringir y monitorear quién tiene acceso a los documentos físicos, aumentando el riesgo de manipulación o robo.

Mantenimiento Digital

• Seguridad Avanzada: Los sistemas digitales ofrecen encriptación de datos, copias de seguridad automáticas y registros de auditoría para proteger la información.
• Control de Acceso Granular: El acceso a los documentos puede ser controlado y monitoreado con precisión, asegurando que solo el personal autorizado tenga acceso a la información.

Costos Operativos

Mantenimiento Manual

• Costos de Almacenamiento: El almacenamiento físico de documentos requiere espacio y recursos, lo que puede ser costoso.
• Materiales y Recursos: Los gastos en papel, impresoras, tinta y otros materiales relacionados pueden acumularse significativamente.

Mantenimiento Digital

• Reducción de Costes: La digitalización reduce la necesidad de espacio físico y materiales, resultando en una disminución de los costos operativos a largo plazo.
• Inversión Inicial: Si bien la implementación de un sistema de gestión documental digital puede requerir una inversión inicial, los ahorros en eficiencia y costos a largo plazo suelen justificar esta inversión.

Sostenibilidad

Mantenimiento Manual

• Impacto Ambiental: El uso de papel y otros materiales tiene un impacto negativo en el medio ambiente, contribuyendo a la deforestación y la generación de residuos.

Mantenimiento Digital

• Sostenibilidad: La digitalización apoya las iniciativas de sostenibilidad al reducir significativamente el uso de papel y los residuos asociados, contribuyendo a una menor huella de carbono.

Ahora que conoces las ventajas, solo nos queda preguntarte, si automatizases la documentación de tus proveedores, ¿cuánto tiempo ahorrarías?

Si quieres saber los pasos que debes dar para automatizar este mantenimiento, hemos preparado una Guía con los 7 pasos que debes dar.

Descargar Guía para automatizar la documentación de proveedores

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